Eerste bevindingen conformiteitscheck
Als onderdeel van ons ondersteuningsaanbod kunnen gemeenten en aanbieders een aanvraag indienen voor een conformiteitscheck. Met een conformiteitscheck wordt beoordeeld of het inkoopdocument en overeenkomst van een gemeente overeenkomt met de contractstandaard.
Na de check krijgt de gemeente of aanbieder de bevindingen van het Ketenbureau aangereikt en kunnen de documenten worden aangepast als dat nodig is.
Inmiddels heeft het expertteam van het Ketenbureau 11 aanvragen behandeld. De conformiteitstoets biedt het Ketenbureau en de aanvrager ook de kans om met elkaar in gesprek te gaan over zaken waar gemeenten in de praktijk tegenaan lopen. Het gaat dan over zowel de structuur als de inhoud van de documenten.
Veel voorkomende fouten
We merken dat gemeenten niet altijd de contractstandaarden overnemen zoals ze zijn opgesteld. Zo worden er in de overeenkomst artikelen toegevoegd of verwijderd zonder rekening te houden met de nummering en volgorde van de artikelen. Hierbij een aantal afspraken die soms niet correct worden toegepast:
- Nummering en volgorde in de overeenkomst en inkoopdocument is aangepast.
De nummering en volgorde mag niet worden aangepast om de herkenbaarheid van de documenten niet aan te tasten. Aanbieder en gemeenten weten welk onderwerp in welk artikel te vinden zijn en onderdeel uitmaken van de contractstandaard. Ook voor de aanpassing naar een nieuwe versie is het van belang dat de voorgeschreven nummering aangehouden wordt. Vanuit het Ketenbureau wordt een was-wordt opgeleverd bij iedere nieuwe versie waarin per oorspronkelijk artikel de wijzigingen worden aangegeven. - Deel 3 van de overeenkomst is aangepast of uitgebreid.
Deel 3 van de overeenkomst vormt de kern van de contractstandaarden en mag daarom niet worden gewijzigd. Aanvullingen die niet strijdig zijn met de bepalingen in deel 3 kunnen in deel 1 toegevoegd worden. - Er wordt verwezen naar de eigen inkoopvoorwaarden.
Omwille van standaardisatie is gekozen voor het model Inkoopvoorwaarden van de VNG en daar zijn de bepalingen in de overeenkomst op aangevuld. Als altijd dezelfde (VNG) inkoopvoorwaarden gebruikt worden, hoeft een aanbieder maar een keer te onderzoeken wat daar precies instaat. - Rusland-verklaring is opgenomen.
In de overeenkomst die bij de contractstandaarden hoort, is artikel 3.15 opgenomen. Dit artikel behelst bepalingen rondom de UBO (Ultimate Benefical Owner). Door de overeenkomst te ondertekenen verklaart de aanbieder dat zij op geen enkele sanctielijst staat (dus ook niet op de sanctielijst die je met de Ruslandverklaring wil afdekken).
Status van de conformiteitscheck
Met de conformiteitscheck contractstandaarden biedt het Ketenbureau ondersteuning en advies aan inkopende gemeenten op de conceptdocumenten. Het Ketenbureau is niet betrokken bij de definitieve versies. Deze worden onder verantwoordelijkheid van de opdrachtgever gepubliceerd. Afwijkingen hierop zijn niet toe te rekenen aan het advies van het Ketenbureau.
Ook een check op jouw conceptdocumenten?
Gemeenten en aanbieders kunnen een verzoek voor een conformiteitscheck indienen via ketenbureau@i-sociaaldomein.nl. Wie stuurt de volgende aanvraag?
Reviewproces
Gemeenten en aanbieders lopen in de praktijk soms tegen bepalingen aan die niet scherp genoeg zijn of lastig uitvoerbaar zijn. Hiervoor heeft het Ketenbureau i-Sociaal Domein een jaarlijks wijzigingsproces van de standaarden ingericht. Een begeleidingsgroep (vertegenwoordigers van VNG, VWS, gemeenten en aanbieders) en een expertteam bestaande uit juristen beoordeelt de ingediende voorstellen op juridische en pragmatische uitvoerbaarheid.
Verzoeken tot wijziging van bepalingen of toelichtingen in de contractstandaard of het inkoopdocument kunnen tot 1 januari worden ingediend via een digitaal wijzigingsformulier. Eventuele aanpassingen naar aanleiding van de wijzigingsvoorstellen worden een jaar later in de volgende versie van kracht. In de nieuwe versie worden ook wetswijzigingen verwerkt.