De afgelopen maanden heeft het Ketenbureau i-Sociaal Domein, samen met VECOZO en Zorginstituut Nederland, gezocht naar mogelijkheden om op korte termijn financieel-administratieve informatie tussen hoofd- en onderaannemers op een gestandaardiseerde manier uit te wisselen. De conclusie is dat dit, zonder een aanzienlijke investering, niet lukt. In dit bericht lichten we dat toe.  

Administratieve uitdagingen 

Aanbieders van zorg en ondersteuning krijgen door keuzen van gemeenten of regio’s steeds meer en steeds vaker te maken met Hoofd- en onderaannemerschap (H&O). De verwachting is dat H&O in het sociaal domein de komende jaren verder toeneemt. Hoofdaannemers krijgen daarmee de uitdaging om taken in te richten die eerder bij gemeenten of regio’s lagen, waardoor de administratieve lasten toenemen. Specifiek noemen aanbieders daarbij de uitdagingen bij het uitwisselen van financieel-administratieve informatie: de toewijzing, informatie over de start en stop en de declaratie van de zorg of ondersteuning. Het Ketenbureau i-Sociaal Domein heeft daarom de afgelopen maanden gezocht naar administratief luwe mogelijkheden om financieel-administratieve informatie uit te wisselen tussen hoofd- en onderaannemer die aansluit bij het berichtenverkeer conform de iStandaarden.   

Standaard instrument niet wenselijk

Op basis van een inhoudelijke behoeftepeiling zijn de afgelopen maanden gesprekken gevoerd met zorgaanbieders, softwareleveranciers en ketenpartners. Zij spraken hun waardering uit voor het feit dat de administratieve uitdagingen van H&O-constructies ook landelijk worden herkend en erkend. Ook vond men het prettig dat partijen zoeken naar een structurele oplossing voor een actueel probleem. Momenteel gebruiken zorgaanbieders, vaak in overleg met hun softwareleveranciers, alternatieve oplossingen om communicatie onderling vorm te geven. Hoewel deze oplossingen vaak divers en verre van optimaal zijn, is uit gesprekken gebleken dat het niet wenselijk is één van deze instrumenten tot standaard te verheffen. Dit dwingt aanbieders immers om op dezelfde manier te werken, wat onnodige ontwikkelkosten en nieuwe administratieve lasten met zich meebrengt, die mogelijk niet aansluit bij de wensen en werkwijze die aanbieders momenteel hanteren.   

Geen kopie informatiemodel iStandaarden 

In overleg met ketenpartners is gezocht naar een ‘quick fix’ op basis van de huidige iStandaarden, waarbij zowel de envelop als de inhoud van berichten aangepast kan worden om te routeren tussen aanbieders via een beveiligd netwerk. Softwareleveranciers gaven hierbij echter aan dat de software van aanbieders daarvoor doorgaans niet geschikt is. Zij kunnen een inkomende berichtenstroom (zoals een zorgtoewijzing) wel ontvangen en verwerken, maar niet aanmaken en verzenden. Datzelfde geldt voor de uitgaande berichtenstroom, zoals het verwerken van een declaratiebericht. Omdat dit bedrijfskritische processen van aanbieders raakt, zou hiervoor een volwaardig informatiemodel en bijbehorende infrastructuur voor opgezet moeten worden. Inclusief het beheer, doorontwikkeling en releasebeleid. De doorlooptijd en investering die een dergelijke ontwikkeling met zich meebrengt zijn op dit moment niet te rechtvaardigen voor zowel ketenpartijen als aanbieders.   

Vernieuwing wenkend perspectief

De manier waarop financieel-administratieve informatie voor de iWmo en de iJw wordt uitgewisseld, gaat op termijn veranderen. Daarbij wordt de huidige werkwijze, het versturen van berichten tussen partijen, vervangen door het ontsluiten van informatiebronnen, waarbij de bestaande problematiek bij Hoofd- en onderaannemerschap vanaf de implementatie kan worden opgelost. Dit wordt ook wel het ‘netwerkperspectief’ genoemd. Het netwerkperspectief maakt het mogelijk om de onderaannemer toegang te geven tot financieel-administratieve informatie die met het huidige berichtenverkeer alleen tussen financier en hoofdaannemer wordt uitgewisseld. Het verder uitdenken en uitwerken van het netwerkperspectief vraagt tijd en biedt daarmee geen oplossing voor de korte termijn.  

Wat dan wel? 

Het Ketenbureau i-Sociaal Domein herkent en erkent de administratieve uitdagingen van H&O-constructies. Daarom blijven we inzetten op een actieve uitwisseling van kennis er en ervaringen tussen aanbieders. Daarover houden we jullie op de hoogte via onze website. 

Chris Karsten en Koen Vanhemel zijn allebei business controller. Karsten bij de gemeente Dordrecht en Vanhemel bij jeugdzorgaanbieder Stichting Enver. Tijdens de Wisselstage, het uitwisselingsprogramma dat het Ketenbureau in samenwerking met The Curious Network organiseert, liepen ze een dag met elkaar mee. Het bleek voor hen allebei een leerzame ervaring. En ondanks de op het oog tegengestelde belangen waren ze het erover eens dat transparantie en vertrouwen essentiële ingrediënten zijn.

Over de vraag of hij praktische inzichten opdeed tijdens zijn stage bij Enver, hoeft Chris Karsten niet lang na te denken. “Wij betalen op dit moment voor de ‘no shows’, die kun je – in bepaalde segmenten – in rekening laten brengen bij de cliënt. Zo kun je ook het gedrag sturen dat leidt tot meer efficiency bij aanbieders. Ook leerde ik dat het inperken van keuzevrijheid in aanbieders kostenbesparend kan werken. Niet per se op tarief, maar wel op administratieve kosten, reistijd, controle en toezicht.”

Zzp-wetgeving en kosten

Veel organisaties bereidden zich op het moment van de Wisselstage voor op de nieuwe zzp-wetgeving. “De nieuwe zzp-wetgeving kan leiden tot lagere kosten als aanbieders de mensen vast gaan aannemen”, zegt Karsten. “Wel bestaat het risico dat ze er uitzendbureaus of onderaannemers tussen zetten die het juist weer duurder maken. We zullen daarom in onze contracten voorwaarden moeten opnemen over onderaannemers: waaraan moeten ze voldoen, hoe wordt toezicht gehouden enzovoort.”

Over kosten deed Karsten nog een ander inzicht op: “Naast regionaal inkopen, kunnen we ook regionaal gelijk beleid en verordeningen maken. Dat helpt in de administratieve lasten bij aanbieders. Voor hen is het onwerkbaar om voor elke gemeente op een andere manier te werken. We maken het dus zelf – als gemeenten – duurder voor iedereen. Wat het ook duurder kan maken is het, vanuit wantrouwen, opnemen van te veel regels in contracten. Bijvoorbeeld een verplichting om zorg ‘achter de voordeur’ te leveren, beperkt de mogelijkheid om die zorg in groepsverband te leveren, wat in sommige gevallen ook vanuit oogpunt van cliënt beter is.

Transparantie versus wantrouwen

Koen Vanhemel van Stichting Enver bevestigt dat verschillende regels van gemeenten de kosten voor zorgaanbieders verhogen: “Tijdens mijn stage merkte ik dat er wantrouwen bestaat richting commerciële zorgaanbieders, bijvoorbeeld dat zij de zorg zo lang mogelijk willen laten doorlopen. Dit wantrouwen leidt tot een overdaad aan regels en procedures, wat extra werk en kosten oplevert voor beide partijen. Geld dat niet rechtstreeks naar zorg gaat. Zouden we niet veel transparanter met elkaar kunnen omgaan? Bijvoorbeeld door gemeenten direct inzicht te geven in onze kosten, werkwijzen en cijfers. Enver is een stichting zonder winstoogmerk, wat betekent dat alle middelen ten goede komen aan de zorg. Omgekeerd zou inzicht in gemeentelijke cijfers ons beter in staat stellen de zorg te organiseren. Transparantie kan regels verminderen. Ik merkte dat de gemeente Dordrecht hier in beginsel positief tegenover staat.”

Gebruik maken van sturingsinformatie

Karsten vindt het zorgelijk om te zien hoe verschillende systemen, processen en contracten leiden tot veel overhead en inefficiëntie: “Dit terwijl het in de basis om 95% hetzelfde werk gaat. Elke gemeente en elke organisatie doet het op zijn eigen manier. Waarom?”

Vanhemel voegt toe: “Chris en ik hebben dezelfde uitdaging bij het beheren van budgetten. Hoe zorgen we ervoor dat onze bestuurders over de juiste sturingsinformatie beschikken voor het inzetten van budgetten voor jeugdhulp en Wmo? Volgens mij gaat het niet alleen om het beschikbaar maken van die informatie, maar ook om ervoor te zorgen dat organisaties deze echt gebruiken. Dat beschouw ik als een belangrijk onderdeel van mijn rol als business controller.”

De ene organisatie koopt in, de ander biedt aan. Maar het werk van een business controller is dus grosso modo hetzelfde. Ook de focus op preventie en bestaanszekerheid van inwoners delen gemeenten en zorgaanbieders, merkt Karsten op: “Ook bij Enver geven ze aan dat inzet op gezondheid, armoede en schulden belangrijk is en merkbaar leidt tot lagere zorgkosten.”