Conformiteitscheck contractstandaarden

Heb jij de contractstandaarden gebruikt voor het inkoopdocument en de overeenkomst? En wil je weten of je het gedaan hebt zoals het bedoeld is? Dan kun je door het Ketenbureau een conformiteitscheck laten uitvoeren.

Met een conformiteitscheck legt een collega van het Ketenbureau (expertteam) jouw inkoopdocument en overeenkomst naast de standaard en checkt of de structuur en inhoud daarmee in overeenstemming is. Na de check krijg je de bevindingen van het Ketenbureau aangereikt en kun je de inkoopdocumenten aanpassen als dat nodig is.

Waar moet de aanvraag aan voldoen?

Het uitvoeren van een conformiteitscheck is een arbeidsintensieve klus die we graag goed willen uitvoeren. Daarom stellen we de volgende voorwaarden aan de aanvraag :

• Geef minstens drie weken van tevoren aan dat je een conformiteitscheck wilt laten uitvoeren. Zo kunnen wij dit in onze agenda’s inpassen. Heb je sneller een reactie nodig? Neem contact met ons op of dit mogelijk is.
• Zorg dat je inkoopdocumenten  volgens de contractstandaarden zijn opgebouwd. Dat maakt het mogelijk om ze goed te vergelijken met de standaarddocumenten. Dit betekent dat de structuur (deel 1, 2 en 3) en de volgorde van artikelen hetzelfde moet zijn zoals de contractstandaarden voorschrijven.
• Lever de documenten in een Word-versie aan. Dan kunnen we reacties als opmerking toevoegen in de kantlijn, wat het bespreken van de resultaten eenvoudiger maakt.
• Mail de aanvraag naar ketenbureau@i-sociaaldomein.nl.

De volgende punten geven we als advies mee:

• Bouw voor jezelf ruimte in om achteraf nog vragen te kunnen stellen. Onze ervaring is dat na de check er behoefte is aan overleg, zowel intern als met het Ketenbureau, om de puntjes op de i te zetten.
• Denk alvast na of de documenten  gedeeld mogen worden op de website van het Ketenbureau. Wij hebben gemerkt dat gemeenten/regio’s het fijn vinden om te zien hoe andere gemeenten/regio’s aanvullende wensen verwoord hebben in deel 1 en/of 2 bijvoorbeeld vanuit een verordening of visie. Niet om dit letterlijk over te nemen maar ter inspiratie.

Intake

Als je een verzoek doet voor een conformiteitscheck neemt een collega van het Ketenbureau contact met je op. We nemen samen de aanvraag door en maken afspraken over het checken van de contracten. Zo weet je waar je op mag rekenen.

Beperkte capaciteit

Vanwege de capaciteit (die wij maar beperkt hebben) kunnen we één conformiteitscheck tegelijk onder handen hebben. We vragen hiervoor jouw begrip. Als er meerdere aanvragen tegelijkertijd zijn, melden we dat in de intake en proberen we de planning zo goed mogelijk op de wensen af te stemmen.

Advies Ketenbureau i-SD

Het expertteam van het Ketenbureau i-SD adviseert gemeenten en (zorg)aanbieders over het gebruik van de contractstandaarden. De verantwoordelijkheid voor het inkoopproces en de daarbij behoren