Inrichting administratie

Een transparante en eenduidige inrichting van de administraties van gemeenten en aanbieders van jeugdhulp en maatschappelijke ondersteuning draagt bij aan een adequate uitwisseling van informatie bij de uitvoering, vanaf het contract tot en met de controle:

Vraag en Antwoord van de week

Jaapjunior


Het Ketenbureau is bezig met het ontwikkelen van een chatbot “Jaapjunior”. Deze chatbot geeft antwoord op vragen van gebruikers over het berichtenverkeer Jw/Wmo.

Jaapjunior moet nog veel leren. We zijn hem uitgebreid aan het testen. Hoewel Jaapjunior nu nog alleen beschikbaar is voor een beperkte groep testers, wil ik jullie toch een eerste indruk geven hoe Jaapjunior kan helpen.

Vraag van een aanbieder:
Zo kwam er vandaag een vraag binnen van een aanbieder per mail. Deze aanbieder is zeer goed op de hoogte is van de iStandaarden, maar wilde toch haar eigen gedachten toetsen bij het Ketenbureau.De letterlijke vraag is: Heeft de gemeente de declaratie van juni 2024 terecht afgekeurd? zie Casus. Ik heb de casus 1-op-1 uit de mail gekopieerd, en achter de casus geschreven: “Heeft de gemeente de declaratie terecht afgekeurd?”.

Kijk zelf of je het antwoord op de vraag weet, en lees daarna het antwoord van Jaapjunior.
Casus:
Toewijzing met 1 stuks outputgericht per week. Geldigheid toegewezen product 17-7-2023 t/m 1-7-2024.  De toewijzing eindigt dus niet op een zondag maar op een maandag. Declaratie over de maand juni 2024: 6 stuks  (5 zondagen +1). De gemeente keurt dit af en geeft aan dat dit 5 stuks zou moeten zijn.

Antwoord Jaapjunior

Jaapjunior geeft zijn antwoord, opgesplitst in delen:

  1. Interpretatie van de vraag
  2. Feitelijk antwoord (inclusief conclusie)
  3. Samenvatting

1. Interpretatie van de vraag 
U vraagt of de gemeente terecht een declaratie van 6 stuks over juni 2024 heeft afgekeurd, terwijl de aanbieder uitgaat van 5 zondagen plus 1 extra (omdat de toewijzing niet op een zondag eindigt), en de gemeente stelt dat er slechts 5 stuks gedeclareerd mogen worden. Het betreft een outputgerichte toewijzing met een frequentie van 1 per week, geldend van 17-7-2023 t/m 1-7-2024.

2. Feitelijk antwoord 
Relevante regels en invulinstructies

Uit Regels op berichten iJw release 3.2:

IV077

Hoe moet het maximaal te declareren volume berekend worden over de productperiode bij gebruik van de frequentie per week in de toewijzing?

Rekenmethode Outputgerichte toewijzing met frequentie per week.
Het maximale volume van de productperiode wordt bepaald op basis van het aantal zondagen dat binnen de productperiode ligt (plus 1 indien in die productperiode de laatste zondag van de toewijzing ligt en de einddatum van de toewijzing geen zondag is). Dit aantal wordt vermenigvuldigd met het volume uit de toewijzing.

En verder:

Methode bij Outputgerichte toewijzing
De productperiode bevat het te declareren volume van de weken waarvan de zondag valt in de productperiode.

Hierop is één uitzondering:
Indien een toewijzing niet op een zondag eindigt wordt het te declareren volume van de laatste (gebroken) week opgenomen in de productperiode waarbinnen de laatste zondag van de toewijzing valt.

Beide situaties worden met een voorbeeld toegelicht:

Voorbeeld 2 (toewijzing eindigt niet op een zondag):
Toewijzing: 11-07-2022 t/m 03-09-2022 voor 300 euro per week
Declaratieperiode augustus
Declaratieperiode 01-08-2022 t/m 31-08-2022
Productperiode 01-08-2022 t/m 31-08-2022
Volume Aantal zondagen in de productperiode + 1 * 300 euro (1500 euro)

Declaratieperiode september
Over september wordt er geen declaratie meer ingediend. De laatste week, die gedeeltelijk in september valt, is al meegenomen in de declaratie over augustus.

Toepassing op uw casus

  • Toewijzing: 17-7-2023 t/m 1-7-2024 (eindigt op maandag)
  • Declaratie over juni 2024

Stap 1: Bepaal het aantal zondagen in juni 2024

  • Zondagen in juni 2024: 2, 9, 16, 23, 30 → 5 zondagen

Stap 2: Controleer of de laatste zondag van de toewijzing in juni valt en de einddatum geen zondag is

  • Laatste zondag vóór 1-7-2024 is 30 juni 2024
  • Einddatum is maandag 1 juli 2024 (dus géén zondag)
  • Volgens IV077: “plus 1 indien in die productperiode de laatste zondag van de toewijzing ligt en de einddatum van de toewijzing geen zondag is”

Stap 3: Toepassing

  • De laatste zondag van de toewijzing (30 juni) ligt in juni 2024
  • De einddatum is geen zondag
  • Dus: 5 zondagen + 1 = 6 stuks mogen worden gedeclareerd over juni 2024

Conclusie

Volgens de iJw-standaard mag in deze situatie 6 stuks worden gedeclareerd over juni 2024. De gemeente heeft de declaratie dus onterecht afgekeurd.

3. Samenvatting
Volgens de iJw-standaard (IV077) mag bij een outputgerichte toewijzing met frequentie per week, waarvan de einddatum niet op een zondag valt, in de maand waarin de laatste zondag van de toewijzing valt, één extra weekvolume worden gedeclareerd. In uw casus betekent dit dat over juni 2024 6 stuks gedeclareerd mogen worden. De gemeente heeft de declaratie van 6 stuks dus onterecht afgekeurd.

Release iEb 4.0 vrijgave vanaf 13:00

Vanaf 13:00 is Release iEb 4.0 in productie. De infrastructuur is door het Inlichtingenbureau vrijgegeven en het CAK is klaar om de iEb berichten te ontvangen en te verwerken.
@applicatiebeheerders : controleer of de routeringen van de iEb-berichten op het portaal van het inlichtingenbureau correct staan.

@alle gemeenten die (per ongeluk) nog iEb-berichten hebben verstuurd na woensdag 2 april 17:00: Deze berichten moet worden herzonden in versie 4.0. Ze zijn niet verwerkt door het CAK.

Extra aandachtspunten voor Centric gebruikers.
Lees de Releasenotes goed. Naast de aanpassingen voor Release iEb 4.0, voert Centric nog enkele andere wijzigingen door:

  1. Verplicht gebruik van webservice.
  2. Ingebruikname van een nieuwe Messageprocessor ipv berichtenmodule voor de iEB-berichten.

Eerste deelnemers Ketentest voor iEb4.0

Deze week starten de eerste deelnemers samen met het CAK met de ketentest voor iEb 4.0 op de KetenTestOmgeving (KTO). Samen testen zij of de implementatie van iEb 4.0, en met name het nieuwe bericht voor inhoudelijke terugkoppeling (zie Informatiemodel iStandaarden), op hun eigen systemen en processen werkt.  

Wil jij ook testen voor iEb 4.0 en ben je nog niet benaderd, neem dan even contact met ons op via Ketenbureau@i-sociaaldomein.nl, dan bespreken we mogelijke testscenario’s en stemmen we af welke BSN’s en startnummers je ka

Niet, omdat het moet, maar omdat het helpt!

Werken volgens de bedoeling van de iStandaarden.

iStandaarden spelen een onmisbare rol in de uitvoering van Jeugdwet en Wmo. Ze maken eenduidige, veilige en toegankelijke dienstverlening mogelijk, zonder dat de keten vastloopt in complexe, verschillende procedures. Wanneer de iStandaarden niet juist worden toegepast ontstaat administratieve chaos. Standaardisatie verlicht administratieve lasten. Het biedt een kans om ons werk eenvoudiger en transparanter te maken. Samenwerking en naleving van de afspraken is daarbij de sleutel.

Gestandaardiseerd werken: een uitdaging met meerwaarde

Gemeenten en zorgaanbieders streven steeds vaker naar het werken volgens de bedoeling: gericht op maatschappelijke meerwaarde en minder op regeldruk. Toch blijkt dit in de praktijk makkelijker gezegd dan gedaan. Dit geldt ook voor het werken met de iStandaarden, de informatiestandaarden die bedoeld zijn om administratieve lasten te verminderen en gegevensuitwisseling te verbeteren. De iStandaarden – zoals iWmo, iJw en iPgb – zorgen ervoor dat gegevens veilig, gestandaardiseerd en efficiënt worden gedeeld tussen partijen in de zorgketen. Ze dragen bij aan transparantie, betere beleidsinformatie en uiteindelijk kwalitatief betere zorg. Maar werken met deze iStandaarden blijkt in de praktijk vaak lastiger dan gehoopt.

Waarom het (nog) niet goed gaat

Hoewel gemeenten en zorgaanbieders wettelijk verplicht zijn de iStandaarden te gebruiken, zien we dat veel gemeenten hiervan afwijken. Ze zoeken soms ruimte binnen de regels of interpreteren de iStandaarden op een eigen manier. Dit leidt tot extra werk voor aanbieders, zeker als zij met meerdere gemeenten samenwerken. Denk aan:

  • Gemeenten die het gebruik van een Verzoek om Wijziging (VOW) afwijzen, ondanks dat dit verplicht is.
  • Situaties waarbij toewijzingen in euro’s plaatsvinden, maar declaraties in uren moeten worden gedaan, wat tegen de regels indruist.

Dit soort afwijkingen maken het proces niet alleen ingewikkelder, maar zorgen ook voor hogere administratieve lasten en kosten bij gemeenten, zowel als aanbieders – lasten die uiteindelijk ten koste gaan van zorgbudgetten.

Het echte probleem: ruimte voor interpretatie

Hoewel bijna alle gemeenten aangeven gebruik te maken van iStandaarden, blijkt uit onderzoek dat dit niet altijd op de juiste manier gebeurt. Sommige gemeenten ‘sleutelen’ aan de iStandaarden of passen deze aan op hun eigen werkwijze. Dit kan voortkomen uit de wens om processen lokaal beter te laten aansluiten, maar het zorgt voor complexiteit en inefficiëntie in de keten. Daarbij kan werken volgens de iStandaarden voor sommige gemeenten voelen als een extra inspanning waar zij zelf weinig direct voordeel uit halen. Toch is het belangrijk om de iStandaarden niet te omzeilen, maar juist te werken aan verbeteringen binnen de afgesproken kaders.

Waarom het helpt om je aan de iStandaarden te houden

Het gebruik van iStandaarden biedt enorme voordelen:

  • Minder administratieve lasten: Een gestroomlijnd proces geeft aanbieders en gemeenten ruimte om zich te richten op de inhoud van de zorg.
  • Betere samenwerking: Standaarden zorgen voor een gezamenlijke en eenduidige taal in de keten, waardoor fouten en misverstanden worden voorkomen.
  • Meer tijd voor transformatie: Als administratie soepel verloopt, kunnen gemeenten en aanbieders energie steken in het verbeteren van de zorgkwaliteit.

Toch vraagt het werken volgens de iStandaarden soms om extra inspanning van gemeenten. Maar dit is een investering die zichzelf terugbetaalt – niet alleen in efficiëntie, maar ook in betere zorg voor inwoners.

De oplossing: handhaving én samenwerking

Om te zorgen dat de iStandaarden daadwerkelijk bijdragen aan de bedoeling – kwalitatieve zorg en minder administratieve lasten – is toezicht op naleving essentieel. Dit vraagt om handhaving, maar ook om samenwerking. Gemeenten die verbeteringen willen, kunnen dit via de afgesproken verbetercyclus agenderen bij het Zorginstituut. Werken volgens de iStandaarden is geen doel op zich, maar een middel. Een middel om tijd en energie vrij te maken voor wat echt belangrijk is: betere zorg voor inwoners.

Discussie aangaan? Laat van je horen!

Het gebruik van iStandaarden is dus niet alleen een verplichting, maar vooral ook een kans. Een kans om te werken volgens de bedoeling van de decentralisaties. Ik daag gemeenten en aanbieders uit om samen te kijken naar de obstakels en deze weg te nemen. Laten we zorgen dat de iStandaarden werken voor iedereen.

Peter-Paul Doodkorte
Regioadviseur Meer weten over iStandaarden? Neem contact op met uw regioadviseur!

Redactie: Deze blog is opnieuw gepubliceerd op 20-11-2024

Testen iEB 4.0 – Wat heb jij nodig?

In dit wekelijkse blog nemen we jullie mee in de zaken die spelen rondom het testen op de iSD-keten. We vragen jullie regelmatig om feedback en zien graag dat jullie actief deelnemen in de verschillende testen om zo gezamenlijk tot het beste resultaat te komen.

Op 7 april 2025 wordt de iStandaard Release iEb 4.0 in gebruik genomen. Meer informatie over deze release vinden jullie op: Release iEb 4.0 | iStandaarden.  

Vanaf 6 januari 2025 faciliteren we samen met de Ketenpartners van het Inlichtingenbureau, VECOZO en het CAK verschillende ketentesten voor deze release. Wij zijn al druk bezig met de testvoorbereiding hiervoor en horen dan ook graag van jullie wat je nodig hebt om vanuit de eigen organisatie deel te nemen aan deze ketentesten en op welke manier wij jullie het beste hierin kunnen ondersteunen.

Je reactie kun je onder dit bericht plaatsen. Dit is alleen zichtbaar voor de deelnemers van deze community. Deze community leent zich ook heel goed voor het stellen van vragen. Maak daar gebruik van! Daarmee helpen we elkaar en maken we samen de iSD-Keten weer een stukje beter.

Vanaf nu zullen wij in ieder geval elke week door middel van een blog van ons laten horen. 

Met vriendelijke groet, 

Friso, Christianne, Johan, Arjan, Jaap, Ellen en Viola

Het belang van iEb versie 4.0: een aanloop naar de Inkomens- en Vermogensafhankelijke eigen Bijdrage (IVB)

Met de komst van iEb 4.0 in april 2025 wordt een nieuwe stap gezet in het verder automatiseren van de informatie-uitwisseling om de administratieve lasten in de eigen bijdrage keten te verminderen.

Er komt dan een nieuw bericht beschikbaar waarmee het mogelijk wordt om informatie vanuit het CAK naar de gemeente te versturen. De gemeente kan deze geautomatiseerd verwerken in het gemeentelijke systeem.  

Het nieuwe bericht is het WMO409-bericht, het ‘inhoudelijke terugkoppelingbericht’. De informatie die straks via het nieuwe bericht wordt verstuurd naar de gemeente was tot op heden alleen beschikbaar via de verwerkingslijsten die moesten worden gedownload vanuit het CAK-portaal ‘Porta’ en vervolgens handmatig moesten worden gecontroleerd. 

Hoewel de terugkoppeling van de kostprijs nog niet in de iEb 4.0 release is opgenomen, is het WMO409-bericht dus het eerste bericht waarin er inhoudelijke informatie vanuit CAK naar de gemeente gaat. Door het iEb 4.0 op een goede wijze te implementeren, is het werkproces van de gemeente voorbereid op het ontvangen en geautomatiseerd verwerken van informatie vanuit het CAK in het gemeentelijk systeem. Dit is ook van belang voor de invoering van de IVB.

Ontwikkeling berichtenverkeer 

In 2020 is met de invoering van het abonnementstarief Wmo de eerste versie van de iEb geïmplementeerd. Hiermee is het mogelijk gemaakt dat gemeenten cliënten via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK) konden aan- en afmelden bij het CAK ten behoeve van de inning van de eigen bijdrage in de Wmo.

Inmiddels gebruiken we versie 3.0 van de iEb. Maar de informatiestroom is tot op heden één kant op: de gemeenten versturen informatie naar het CAK en het CAK bevestigt de ontvangst met een (technisch) retourbericht. 

Waarom is dit belangrijk voor de toekomstige IVB?  

De verwachting is dat per 1 januari 2026 de nieuwe IVB wordt ingevoerd als opvolger van het abonnementstarief Wmo. Er ligt een politieke wens om cliënten niet meer eigen bijdrage voor de Wmo te laten betalen dan de kostprijs van de maatwerkvoorziening (hulpmiddelen en woningaanpassingen).  

In de nieuwe wetgeving is daarom opgenomen dat het CAK kostprijsbewaking uitvoert op basis van de door de gemeente aangeleverde kostprijs. Bij het bereiken van deze kostprijs zal het CAK een signaal afgeven aan de gemeente. Op basis van dit signaal zal de gemeente bij het CAK aangeven of de inning van de eigen bijdrage moet stoppen of moet doorlopen omdat er nog een andere voorziening aanwezig is bij de cliënt. Als het nodig is, wordt nog een nieuwe kostprijs doorgeven. 

Om dit proces op een goede manier te faciliteren is afgesproken om de terugkoppeling van het bereiken van de kostprijs via het berichtenverkeer te laten verlopen. In de gemeentelijk software kan dit zoveel als mogelijk worden geautomatiseerd zodat veel handwerk voor de gemeente wordt voorkomen. 

Softwareleveranciers 

Elke gemeentelijke softwareleverancier zal iEb 4.0 op haar eigen wijze in de software implementeren. Ons advies is dan ook om goed af te stemmen met de softwareleverancier en de ontwikkelingen rondom zowel iEb 4.0 als de IVB te blijven volgen.  

Helpen met testen? 

Vanaf 7 april 2025 moeten alle gemeenten en het CAK werken met iEb4.0. Een volledige beschrijving van iEb 4.0 staat op iStandaarden.nl: de website van Zorginstituut Nederland met betrekking tot de informatiestandaarden. Op dit moment stelt het Zorginstituut een landelijk draaiboek op dat op korte termijn wordt gepubliceerd. Daarmee is de publicatie van iEb 4.0 compleet.

Verder ondersteunt het Ketenbureau gemeenten, zorgaanbieders en het CAK bij de ketentesten. In onze community ‘Testen voor testers’ besteden we actief aandacht aan het testen van iEb4.0. Wil je zelf gaan testen, meld je dan aan op Testers voor testers · Ketenbureau i-Sociaal Domein.  

Voortgang besluitvormingsproces Contractstandaarden Wmo 2015

Op 30 augustus 2024 informeerden wij jullie over de start van het besluitvormingsproces voor de Contractstandaarden Wmo 2015 (CS Wmo 2015). In deze blog lees je hoe de voortgang is van het besluitvormingsproces.

De afgelopen weken zijn de contractstandaarden door verschillende commissies gezien en behandeld. De commissie Zorg, Jeugd en Onderwijs, de College voor Dienstverlening en de Taskforce Samen Organiseren van de VNG hebben zich alle drie positief uitgelaten over het voorstel. Dat betekent dat we nu richting de Algemene Ledenvergadering (ALV) van de VNG eind november gaan. Eind oktober wordt besloten of dit op de agenda van de ALV komt.

Als Ketenbureau zijn we blij met het uitgesproken vertrouwen in de contractstandaarden. We kijken uit naar de vaststelling ervan in de Algemene Ledenvergadering.

Verplicht gebruik

In de tussentijd zijn we begonnen om gemeenten te helpen bij de implementatie van de contractstandaarden. De documenten staan in deze community. Je kunt de documenten ook nu al gebruiken als je nieuwe contracten afsluit.

Als de ALV akkoord gaat met de invoering van CS Wmo 2015 betekent dit dat de leden van de VNG zich verplichten de CS Wmo 2015 te gebruiken. Het is een vorm van zelfbinding. Door het gebruik van de contractstandaarden ontstaat uniformiteit in de manier waarop gemeenten contracten afsluiten binnen de Wmo. Dit helpt om verschillen in de uitvoering te verminderen.

Geleidelijke Implementatie

Er wordt uitgegaan van een geleidelijke overgang van de bestaande naar de nieuwe contracten. Dat wil zeggen dat gemeenten of regio’s de standaarden kunnen gebruiken op het moment dat er nieuwe contracten worden afgesloten.

Uiteraard bestaat ook de mogelijkheid – als contractpartijen gemeente en aanbieders hierover overeenstemming hebben bereikt – de contractstandaarden in de lopende contractperiode toe te passen.

Contractpartijen die de eerder aangeraden wijzigingsclausule hebben gebruikt, kunnen de contractstandaarden overnemen zodra ze officieel vastgesteld zijn.

Vervolg

Na 30 oktober word je over de laatste stap geïnformeerd richting de ALV. We brengen je dan ook op de hoogte van de jaarlijkse update van de standaarden en de verdere ontwikkeling van de standaarden met het onderdeel hulpmiddelen in de Wmo 2015.

Heb je vragen over het project of over deze blog? Je kunt hieronder reageren of een mailtje sturen naar ketenbureau@i-sociaaldomein.nl.