7 praktische inzichten over zorgadministratie door Wisselstage!

Professionals van (zorg)aanbieders en gemeenten moeten de zorg voor inwoners samen vormgeven, maar vinden de uitvoering van jeugdhulp en Wmo soms ingewikkeld. Met kennis van elkaars werkpraktijk kan je beter samenwerken. Tijd dus voor echte gesprekken en beter inzicht in elkaars wereld en aanpak. Hoe? Door één dag stage bij elkaar te lopen. Dit programma heet Wisselstage! en werd in november (2024) opnieuw georganiseerd door het Ketenbureau i-Sociaal Domein in samenwerking met The Curious Network. Specifieke inzichten die de deelnemers opdeden over de zorgadministratie hebben we hier op een rij gezet.   

Afhandeling van zorgaanvragen en declaraties 

Bij de uitvoering van Jeugdhulp en Wmo zijn er verschillende functiedisciplines betrokken: van beleidsvorming tot de verantwoording. Ook op administratief gebied vindt er veel uitwisseling plaats tussen gemeenten en zorgaanbieders. Professionals van de backoffice van (zorg)aanbieders en gemeenten gaan over de afhandeling van zorgaanvragen en -declaraties. Welke (praktische) inzichten deelden deelnemers met elkaar over de zorgadministratie? 

1. Zorgadministratie voor gemeenten veel zwaarder bezet dan voor Wlz

 ‘Het viel me vooral op hoe veel meer overhead zorgaanbieders nodig hebben voor de zorg via gemeenten. Bij deze landelijke zorgaanbieder zijn meer dan drie keer zoveel mensen betrokken in de backoffice en verkoop voor gemeenten (jeugd/wmo) dan dat er werken voor de Wlz, terwijl het aantal cliënten ongeveer hetzelfde is.’ Rombout Jas, senior beleidsmedewerker beschermd wonen bij de gemeente Nijmegen; hij liep stage bij Pluryn. 

2. Veel vragen over het berichtenverkeer 

‘Het is belangrijk om je te realiseren dat berichten die zorgaanbieders sturen doorwerken in veel andere processen binnen de gemeente. Denk hierbij aan de eigen bijdrage, het toekennen van zorg en betalingen. Dit heeft ook gevolgen voor de cliënt.’ Anne Fluitman, informatieanalist, gemeente Rotterdam; zij liep stage bij De Rading ‘Ik vond het erg waardevol dat we onze systemen naast elkaar hebben gezet en daardoor meteen in de praktijk konden zien hoe berichten over en weer verwerkt worden. En wat de ander daar vervolgens mee doet.’ Nienke van Rossum, medewerker administratie sociaal bij MijnGemeenteDichtbij; zij liep stage bij Tzorg. ‘Ik kwam erachter dat de verwerking van een 307-bericht niet automatisch leidt tot een afsluitend 301-bericht. De gemeente moet de einddatum van de toewijzing nog handmatig aanpassen naar de einddatum van het 307-bericht. Ze krijgen ook geen melding dat er nog een 301-bericht moet worden verstuurd. Dat verklaart waarom het bij ons soms langer duurt voordat we een 301-bericht ontvangen.’ Bryan van den Brand, Expert financiële zorgadministratie bij Tzorg; hij liep stage bij de gemeente Hengelo.

3. Uren en minuten 

‘Tijdens de stage kwamen we erachter dat bij 315-verzoeken een afkeuring komt als deze wordt aangevraagd in uren in plaats van minuten. Hier wordt dan ook een opmerking meegegeven, maar die krijgen wij niet binnen in ons systeem waardoor de reden van afkeur onduidelijk was voor ons. Een andere gemeente zet het zelf om in minuten en geeft ‘m alsnog af. Om het voor iedereen makkelijker te laten verlopen, gaan wij voortaan standaard 315-verzoeken indienen in minuten.’  Sanne Rutten, backoffice medewerker bij DIT Coaching; zij liep stage bij de gemeente Arnhem. Wij hebben onze processen ingericht volgens de i-standaarden. Als er bij een wijziging (317-bericht) ook een ophoging van het aantal uren is inbegrepen, blijkt de aanbieder hiermee niet uit de voeten te kunnen. Het ophogen van het volume bij verlengingen van indicaties,  is een aandachtspunt en moet verder besproken worden binnen de gemeente Apeldoorn samen met de aanbieders.’ Mirella Timmermans, kwaliteitsmedewerker realisatie bij de Gemeente Apeldoorn; zij liep stage bij Tzorg.  

4. Organiseren van je werk 

‘Trots ben ik op de automatiseringsslagen die wij als organisatie al gedaan hebben om de administratieve lasten te verminderen. Hiervoor hebben we twee tools ontwikkeld. Een tool die de declaratieafspraken van de verschillende gemeenten kan toepassen en een tool die de start- en stopberichten aanmaakt en verstuurt.’ Samantha Duffy, expert financiële zorgadministratie bij Tzorg; zij liep stage bij de gemeente Enschede. ‘Wij hebben een breed scala aan zorg en financiers waardoor de werkzaamheden veel en niet allemaal gelijk zijn. Wij hebben de dagelijkse werkzaamheden goed in beeld door een weekoverzicht met hierin alle taken die dagelijks verdeeld worden. Hierin is ook een controlekalender opgenomen waarin alle controles vermeld staan en wanneer deze uitgevoerd moeten worden zodat de registratie “schoon” is voor de maandelijkse declaraties.’ Wendy Kramer, adviseur cliëntzaken bij Pameijer; zij liep stage bij Humanitas-DMH.  

5. Referentiegroepen Zorginstituut 

‘Ik heb goede ervaringen met deelname aan landelijke referentiegroepen van het Zorginstituut Nederland. Je leert hier heel veel en hebt invloed op nog door te voeren wijzigingen in het berichtenverkeer en de standaard administratie protocollen voor Jw en Wmo. Je weet dan ook wat er gaat wijzigen en kunt dit op tijd implementeren in je eigen organisatie.’ Anouk van Doren, adviseur cliëntzaken, Pameijer; zij liep stage bij Tzorg  

6. Wachten op verwijsdocumenten en behandelplannen 

‘Ik kwam erachter dat zowel gemeenten als zorgleveranciers vaak achter geldige verwijsdocumenten of behandelplannen aan moeten, terwijl er een behandelaar klaarstaat om te starten. Denk aan een gezinsplan zonder handtekening of een behandelaar die geen jongeren naar GGZ mag verwijzen.’ Danny van Dorst, medewerker centrale MEAD jeugd bij de Viersprong; hij liep stage bij de gemeente Roosendaal. 

7. Zoek elkaar op! ‘

Ik heb geleerd dat wanneer je elkaar opzoekt, je een stap verder kunt komen. Door op het moment dat er iets speelt elkaar even te bellen of af te spreken. Zo kun je nagaan hoe je elkaar kunt helpen. En zorg je ervoor dat issues worden opgelost in plaats van elkaar maar te blijven mailen. Veel processen zijn zo omdat ze al jaren zo zijn. En met één mail ga je iemand helaas niet overtuigen om iets aan te passen of om verder te kijken hoe iets makkelijker of minder complex kan.  Sanne Ketelaars, Expert financiële zorgadministratie bij Tzorg; zij liep stage bij Delftsupport.