Om gemeenten en zorgaanbieders te ondersteunen bij het implementeren van de contractstandaarden (CS) vertellen we de verhalen van de organisaties die dit al succesvol hebben gedaan. Dit praktijkverhaal vertelt hoe Shared Service Centrum Ons (SSC Ons) dit heeft aangepakt.
SSC Ons levert bedrijfsvoeringsoplossingen zoals ICT, Inkoop & Contractmanagement en HR voor de gemeenten Zwolle, Kampen, Dalfsen, Westerveld, Zwartewaterland, Ommen en de Provincie Overijssel. Jovana Urukalo werkt als inkoopadviseur bij SSC Ons en begeleidt inkooptrajecten in het sociaal domein. Zij is nauw betrokken bij het implementeren van de contractstandaarden bij SSC Ons.
Wat was de aanleiding om te starten met de contractstandaarden?
Jovana vertelt: “Eigenlijk dachten mijn collega-inkoopadviseur en ik dat het voor ons niet zoveel zou betekenen. Maar toen we een Masterclass van het Ketenbureau i-SD bijwoonden en hoorden dat het niet alleen over de contracten maar óók over de inkoopdocumenten ging, begrepen we dat ook wij aan de slag moesten.”
Hoe heb je de implementatie aangepakt en wie uit jouw organisatie waren erbij betrokken?
“We zijn in gesprek gegaan met onze aanbestedingsjuristen want er kwamen twee aanbestedingen aan waar we de contractstandaarden moesten gaan gebruiken. Met elkaar besloten we dat dit iets was waar we echt mee aan de slag moesten. Vanuit de Masterclass was ons duidelijk geworden dat het verplicht is om de contractstandaarden te gebruiken en daar wilden we niet aan voorbijgaan.
De aanbestedingsjuristen hebben gekeken wat nodig was om het mogelijk te maken om de contractstandaarden te gebruiken. In ons inkoopbeleid staat dat onze eigen inkoopvoorwaarden worden gehanteerd terwijl in de contractstandaarden de inkoopvoorwaarden van de VNG worden gebruikt. Er moest daarom een addendum komen op het inkoopbeleid waarin staat dat voor de inkoop van Wmo en Jeugdwet de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG gelden. Dit heeft wel wat tijd gekost want dat moet opgesteld worden, juridisch getoetst worden en vervolgens via het college van B&W naar de gemeenteraad voor goedkeuring.
Tegelijkertijd zijn we als inkoopadviseurs onze eigen documenten gaan vergelijken met die van de contractstandaarden om te zien wat opviel; wat is anders in de contractstandaarden en wat kon bijvoorbeeld niet meer? Er startten twee grote aanbestedingstrajecten: een voor Wmo begeleiding en een voor huishoudelijke hulp, dus we konden er direct praktisch mee aan de slag.”
Hoe hebben jullie de implementatie ervaren?
Jovana lacht bij deze vraag: “De kracht van inkoopadviseurs is onze structuur. En als die dan ineens helemaal anders wordt, is dat enorm wennen! Je kent je eigen documenten van A tot Z, weet wat er in staat, waar dat staat en hoe het bedoeld is. Dan weet je ook waar je wat in aan kunt passen en waar niet. Dus in het begin is dat wel frustrerend en vraag je je af waarom dingen staan waar ze staan en waarom ze zo geformuleerd zijn.
Maar ook hier hielp het dat we de Masterclass hadden gevolgd want daar was artikelsgewijs de achtergrond uitgelegd van hoe een artikel tot stand was gekomen en wat er mee bedoeld werd. De contractstandaarden zijn natuurlijk niet alleen door gemeenten ontwikkeld maar ook met zorgaanbieders. Dus dat hielp om het te begrijpen.
Hierover hebben in het begin ook veel gespard met onze collega-juristen: het goed begrijpen van wat er bedoeld wordt met een artikel. Zo kwamen we tot een lijstje met wat we misten in de contractstandaarden en wat we graag anders zouden zien.”
“Wat voor ons heel fijn was, was de bereidheid van het Ketenbureau om met ons mee te denken. Toen we onze inkoopdocumenten en overeenkomst klaar hadden, hebben we de conformiteitscheck ingediend. We kregen hierop waardevolle feedback. We konden ook gemakkelijk onze vragen stellen en kregen ook snel antwoord. Daardoor konden wij steeds snel weer verder met de implementatie.”
Projectleider Said Igalla zegt lachend: “Jullie waren een van de eersten die aan de slag gingen met de implementatie dus we hadden er ook alle tijd voor.“ Jovana antwoordt: “Dat snap ik. Normaal gesproken zou je ook kijken op TenderNed (of Mercell) naar andere voorbeelden maar omdat wij een van de eersten waren, waren die voorbeelden er nog niet veel. Nu kun je er al meer vinden en dat maakt het voor gemeenten die er nu mee aan de slag gaan veel makkelijker omdat je goede voorbeelden hebt.”
Het samenspel met de beleidsadviseurs van de gemeenten verliep heel soepel vertelt Jovana. “Er is vertrouwen vanuit beleid dat wij als inkoopadviseurs goed ons werk doen. De beleidsadviseurs hebben een rol gehad met het invullen van hoofdstuk 2 van het inkoopdocument. Daar is ruimte om de algemene uitgangspunten voor beleid en inkoopdoelstellingen neer te zetten. Zij hebben dat met de toelichting van het Ketenbureau gedaan, die hoort bij de contractstandaarden. Zo konden ook zij de bedoeling achter ieder artikel lezen en daarmee konden zij goed werken.
Hoeveel tijd was er nodig om de contracten volgens de CS uit te werken?
“We hebben nu net de kluis geopend en als ik er zo op terugkijk, heeft het traject niet veel langer geduurd dan normaal. Maar eerlijk gezegd: die tijd was er ook niet vanwege de ingangsdatum van de nieuwe overeenkomsten.’’ vertelt Jovana.
“Het is wennen aan de documenten maar je doorloopt verder dezelfde procedure: wat ga je inkopen, hoeveel partijen zijn erbij betrokken, welke eisen willen we stellen? Die vragen stel je altijd. Het heeft alleen een ander plekje in de documenten gekregen. Onze juristen hadden ook niet veel opmerkingen over de overeenkomst; deze kwam redelijk overeen met ons eigen format. De keuzes van gemeenten waarvoor wij inkopen, konden we goed opnemen in deel 1 van de overeenkomst en hoofdstuk 2 van het inkoopdocument, daar was voldoende ruimte voor. We merkten ook bij de Nota’s van Inlichtingen dat er vanuit de aanbieders niet opvallend veel vragen kwamen over de documenten.”
“Bij de beantwoording van die vragen hebben we extra aandacht besteed aan de uitleg waarom we bepaalde artikelen niet aan konden passen; de toelichting op de contractstandaarden hielp daarbij. Dus niet: dit staat in deel 3 en dat mogen we niet aanpassen, maar: dit is de bedoeling van het artikel en daarom is het goed dat dit zo blijft. Ook dit hebben we weer in overleg met het Ketenbureau gedaan. We merkten dat er geen vervolgvragen kwamen dus dit was blijkbaar duidelijk voor de aanbieders.”
Welke tips heb je voor andere organisaties als ze aan de slag gaan met de implementatie van de contractstandaarden?
“Mijn eerste tip is: Zoek het contact met je collega’s! Spar met de jurist, de contractmanager en de beleidsmedewerker over: hoe zien we dit, wat is er nodig en hoe passen we dit toe? En als er vragen beantwoord zijn, deel dan ook de kennis met elkaar. Zo voorkom je dat je bij een nieuw traject weer opnieuw moet beginnen.”
“Als tweede wil ik meegeven: zoek voorbeelden. Die zullen nu steeds meer beschikbaar zijn. Zoek ook contact met andere gemeenten of inkooporganisaties die dit traject al hebben doorlopen. Ik heb gemerkt dat iedereen bereid is elkaar te helpen dus maak daar gebruik van! De contactgegevens vind je bij de aanbestedingen op TenderNed.”
“Voor ons was het Ketenbureau een belangrijke sparringpartner. Zij bieden veel diensten aan zoals een e-learning, de Masterclass en de werksessie, maar zijn ook goed benaderbaar als je een specifieke vraag hebt. Wat mij betreft is dat tip 3; maak gebruik van de kennis van het Ketenbureau.”
“En als laatste: gebruik de toelichting. De toelichting geeft veel informatie over hoe artikelen bedoeld zijn dus daarmee voorkom je dat je er een eigen interpretatie aan gaat geven.”
Wat zou je de volgende keer anders doen?
“Dan zou ik toch meer tijd nemen. Eerder vertelde ik dat het niet veel meer tijd heeft gekost dan bij een regulier traject. Dat klopt ook wel maar die tijd was er ook niet. Als je voor het eerst de contractstandaarden gaat toepassen, is het prettig als je daar net iets meer tijd voor hebt. Bij de voorbereiding bijvoorbeeld 3 maanden extra en iets meer marge bij de planning van je Nota’s van Inlichtingen. Dan heb je ook ruimte in je planning om te sparren met het Ketenbureau en een conformiteitscheck te doen, wat heel waardevol is”
Wil je de inkoopdocumenten inzien van SSC Ons? Je vindt ze op TenderNed. Ook de contactgegevens van Jovana vind je bij deze documenten. Heb je vragen aan haar? Ze is van harte bereid om ze te beantwoorden.
Wil jij ook een inspirerend praktijkverhaal met ons delen? Neem dan contact met ons op via Ketenbureau@i-sociaaldomein.nl.
