Steeds opnieuw dezelfde informatie invullen, verschillende formulieren gebruiken en aanvullende gegevens opvragen. Voor veel gemeenten en zorgaanbieders is het de dagelijkse praktijk. Het Landelijk Aanmeldformulier Jeugdhulp brengt daar verandering in: de ervaringen na de implementatie in de regio Hart van Brabant laten zien dat het formulier niet alleen tijd bespaart, maar ook leidt tot betere samenwerking en de route naar passende zorg versnelt. We spraken Leon Spenkelink van Sterk Huis en Crossroads over zijn ervaringen met het landelijk aanmeldformulier.
Werken met het Landelijk Aanmeldformulier
Bij Sterk Huis wordt sinds 1 juli met het Landelijk Aanmeldformulier gewerkt, bij samenwerkingsverband Crossroads in de regio Hart van Brabant werken ze er inmiddels ruim een jaar mee. Zorgbemiddelaar Spenkelink was betrokken bij de landelijke ontwikkeling én begeleidde de invoering binnen zijn organisatie. Zijn ervaring: het formulier werkt, mits organisaties het goed implementeren én goed gebruiken. “Dat helpt echt bij een snellere toeleiding naar zorg. En we houden meer tijd voor het helpen van mensen, in plaats van dat we met de administratie bezig zijn. Volgens mij kan daar niemand tegen zijn.”
Minder administratie, meer tijd voor zorg
Een aanmelding is bedoeld om snel te beoordelen welke ondersteuning een gezin nodig heeft. Maar in de praktijk kost het aanmeldproces vaak veel tijd: informatie ontbreekt, dossiers moeten worden opgevraagd en verwijzers en zorgaanbieders moeten vaak meerdere keren aanvullende gegevens uitwisselen.
Het Landelijk Aanmeldformulier brengt structuur in een vaak versnipperd aanmeldproces. De informatie die nodig is voor een eerste beoordeling wordt met het landelijk formulier in één keer vastgelegd. Daardoor hoeven zorgaanbieders niet direct uitgebreide dossiers of onderzoeksrapporten op te vragen. “In het formulier staat welke hulp is gegeven en wat heeft dat opgeleverd. Als je een conclusie of een eerder advies weet, dan is dat voldoende om een inschatting te kunnen maken van past dit bij ons of niet.”
Naast tijdswinst, voorkomt het landelijk aanmeldformulier dat privacygevoelige informatie onnodig wordt gedeeld. “In principe wordt alleen het inhoudelijke (anonieme) deel gedeeld met de zorgaanbieder. Die screent de aanvraag en bekijkt of zij ze de juiste hulp kunnen bieden. Als dat zo is, dan stuurt de verwijzer pas het tweede deel op met de persoonlijke gegevens. Waar we vroeger het hele verslag opvroegen, waarin ook privacygevoelige informatie over gezinsleden kan staan, vragen we nu alleen om een beknopte diagnose als er een onderzoek is geweest.”
Eén taal in de hele keten
De voordelen worden nog groter wanneer gemeenten, verwijzers en zorgaanbieders allemaal met hetzelfde formulier werken. Nu werken veel organisaties vaak nog volgens eigen aanmeldprocedures. Dat betekent dat verwijzers meerdere formulieren moeten invullen of verschillende procedures moeten volgen. “Gemeenten met wie ik contact heb worden heel enthousiast. Als ze nu een aanmelding willen doen bij drie verschillende organisaties, dan moet dat nu vaak op drie verschillende manieren. Bij de een moet je het formulier op een website invullen. Bij de ander moet je eerst bellen bijvoorbeeld, of een afspraak maken om de aanmelding vooraf te bespreken. Dus ik ken gemeenten én jeugdbeschermers die hier overwegend positief over zijn, omdat het aan hun kant echt iets gaat oplossen.”
Met één landelijk formulier ontstaat meer uniformiteit in het hele proces. Bovendien kan een bestaande aanmelding eenvoudig worden aangepast wanneer een jeugdige doorstroomt naar een andere vorm van hulp. “Het zou mooi zijn als je het ook door de hele keten door kunt gebruiken. Dan hoef je niet steeds helemaal opnieuw te beginnen, maar pas je het gewoon aan.” Volgens Spenkelink draagt dat uiteindelijk ook bij aan betere samenwerking. “Als dadelijk iedereen hiermee werkt krijg je meer gezamenlijk taalgebruik. Dus je begrijpt elkaar ook sneller en beter.”
Niet zozeer het formulier zelf, maar de manier waarop het wordt gebruikt maakt het verschil
Een belangrijk inzicht uit de praktijk is dat het succes van het Landelijk Aanmeldformulier niet zozeer wordt bepaald door het formulier zelf. “Het kost minder tijd om hetzelfde werk te doen. Daar wordt iedereen enthousiast van.” Maar dan moet het formulier wel goed worden ingevuld. Gebeurt dat niet, dan moeten zorgaanbieders alsnog bellen of aanvullende informatie opvragen. Daarmee gaat een deel van de tijdswinst verloren. Goede uitleg aan verwijzers blijkt daarom minstens zo belangrijk als het formulier zelf.
Het formulier vervangt volgens Spenkelink ook niet het goede gesprek dat je met elkaar voert, maar het maakt het gesprek vooral beter. “Dit is echt ondersteunend aan het voeren van het goede gesprek. (…) Ik zie het wel echt als een hulpmiddel. Het is niet een doel op zich, maar het moet juist het gesprek tussen aanmelden en ontvanger makkelijker maken.”
Het formulier is ondersteunend aan het voeren van het gesprek. Juist doordat de basisinformatie compleet en eenduidig wordt gedeeld, ontstaat meer ruimte voor waar het uiteindelijk om draait: samen bepalen welke ondersteuning een kind of gezin nodig heeft. Minder administratie dus, maar vooral meer tijd voor passende zorg.
Begin niet met een zorgproduct, maar met de hulpvraag
Een andere belangrijke verandering is de manier waarop naar een aanmelding wordt gekeken. In plaats van direct een specifiek zorgproduct aan te vragen, beschrijft de verwijzer eerst de situatie van het gezin en de hulpvraag. Pas daarna bepaalt de zorgaanbieder welke ondersteuning het beste aansluit. “Ik heb eigenlijk veel liever dat de verwijzer aanmeldt met: ‘dit is er aan de hand’. Dat wij dan kunnen meedenken over welke hulpaanbod hierbij het best aansluit.” Volgens Spenkelink sluit dat beter aan bij de expertise van beide partijen. “De verwijzer en het gezin, zij zijn op dat moment even expert over wat er aan de hand is. En wij zijn expert over wat wij in huis hebben en welke hulp het beste aansluit.”
Waarom de implementatie in Hart van Brabant soepel verliep
Bij Sterk Huis verliep de implementatie van het landelijk aanmeldformulier relatief eenvoudig. Dat kwam niet vanzelf, maar het management sprak vanaf het begin duidelijk uit dat de organisatie met het Landelijk Aanmeldformulier ging werken. Zo ontstond duidelijkheid over de gekozen richting. “Het helpt als een bestuurder of managementteam of wie dan ook besluit en uitstraalt: we gaan dit doen.” Daarnaast werd steeds uitgelegd waarom de verandering nodig was. “Wat ik heel vaak merk bij veranderingen, dat wordt aangekondigd ‘we gaan dit vanaf nu zo doen’. Zonder dat daar context aan wordt gegeven. Over wat de aanleiding is en wat kan het opleveren.” Volgens Spenkelink hielp juist die uitleg om medewerkers mee te krijgen bij de implementatie van het aanmeldformulier.
Ook de toolkit is van grote waarde bij het implementatieproces. Spenkelink legt uit: “Er is vanuit Jeugdzorg Nederland een toolkit samengesteld voor gemeenten en voor zorgaanbieders. Daarin staat stap voor stap wat je moet doen. Je hoeft bijna niet meer zelf na te denken. Volg de stappen, dat vergemakkelijkt het proces. Dat werkt super goed.”
Samen werken aan één manier van aanmelden
Een jaar werken met het landelijk aanmeldformulier laat zien dat het aanmeldformulier meer is dan een nieuw formulier: het helpt om sneller informatie te delen, vermindert onnodige administratieve lasten en zorgt ervoor dat professionals meer tijd overhouden voor waar het uiteindelijk om draait: passende ondersteuning voor kinderen en gezinnen.
Tegelijkertijd blijkt uit de praktijk dat het succes niet alleen afhangt van het formulier zelf, maar vooral van de manier waarop organisaties het invoeren en gebruiken. Met bestuurlijk draagvlak, goede uitleg, aandacht voor de kwaliteit van de aanmeldingen en ruimte om ervaringen te blijven delen, groeit het Landelijk Aanmeldformulier uit tot een gezamenlijke werkwijze die de samenwerking in de hele keten versterkt. Zo wordt één landelijk aanmeldformulier niet alleen een administratieve verbetering, maar vooral een gezamenlijke stap naar betere samenwerking en sneller passende zorg voor kinderen en gezinnen.
Vijf lessen uit de praktijk
1. Leg altijd uit waarom je verandert
Mensen accepteren een nieuwe werkwijze sneller wanneer duidelijk is wat het oplevert en welk probleem wordt opgelost.
2. Zorg voor bestuurlijk draagvlak
Een duidelijke keuze van bestuur of management voorkomt onduidelijkheid en versnelt de implementatie.
3. Besteed aandacht aan de kwaliteit van het invullen
Een goed formulier voorkomt extra telefoontjes en aanvullende informatieverzoeken.
4. Gebruik de implementatietoolkit
De implementatietoolkit neemt je stap voor stap mee in een succesvolle introductie van het formulier.
5. Blijf samen verbeteren
Reflecteer met elkaar, bijvoorbeeld na een aanmelding. Blijf samen verbeteren, zodat het formulier een middel blijft om het doel te bereiken: snel mogelijk de juiste hulp kunnen bieden.
Meer informatie staat op de pagina Landelijk Aanmeldformulier Jeugd en op de website van Jeugdzorg Nederland.
