De gemeente Arnhem startte in 2019 met de ontwikkeling van een dashboard voor het analyseren van zorgdata. Kevin Meijer, senior bestuursadviseur bij de gemeente Arnhem, legt uit welke inzichten het oplevert en hoe het bijdraagt aan betere sturing. “Het dashboard helpt ons grip te houden op de kosten, legt inefficiënties en afwijkingen bloot en geeft een beeld van de financiële gezondheid van aanbieders.”
“In de uitvoering van de Jeugdwet en de Wmo gaat in de gemeente Arnhem zo’n 160 miljoen euro om. Met zulke bedragen wil je natuurlijk inzichtelijk hebben waar het geld naartoe gaat en of er opvallende ontwikkelingen zijn”, vertelt Kevin Meijer. “Daarnaast hebben gemeenten als sinds de decentralisering in 2015 te maken met lagere budgetten vanuit het Rijk terwijl de zorgvraag alsmaar toeneemt. Het is dus steeds belangrijker dat we financieel grip houden en kunnen sturen, op allerlei niveaus. Tegelijkertijd beschikt een gemeente vanuit het berichtenverkeer over heel veel gestructureerde data die uitstekend geschikt is om informatie mee te ontsluiten. We weten welke inwoner zorg krijgt, van welke aanbieder, vanaf wanneer, enzovoort. Zo ontstond het idee om een dashboard te ontwikkelen.”
Maatwerk
Het dashboard, dat is ontworpen met de rapportagetool Power BI, is een intuïtieve online omgeving die data voor verschillende gebruikersgebruiken inzichtelijk maakt. “De focus ligt op eenvoud en gebruiksvriendelijkheid. Zelfs mensen die niet dagelijks met data werken, kunnen er gemakkelijk mee overweg,” zegt Meijer. “De gemeenteraad heeft rechtstreeks toegang tot het dashboard maar ook onze managers, beleidsadviseurs en mensen in de uitvoering, zoals de teamleiders van de wijkteams. Al deze groepen hebben op hun eigen functieniveau minder of meer geaggregeerde informatie tot hun beschikking. Dat wat mensen te zien krijgen, is getoetst door AVG-specialisten en privacy officers. De teamleiders van de wijkteams kunnen bijvoorbeeld zien of bepaalde wijkcoaches bovengemiddeld veel huishoudelijke ondersteuning toewijzen. Als dit een patroon is, kan dat erop wijzen dat een wijkcoach te coulant is. De teamleider kan daar op basis van de data dan het gesprek over aangaan. Raadsleden zien vooral informatie over aantallen inwoners per zorgvorm, de daarmee samenhangende uitgaven en de ontwikkeling daarvan door de jaren heen.”
Optimaliseren
Het dashboard geeft niet alleen inzicht in zorgconsumptie, maar helpt ook bij het signaleren van mogelijke inefficiënties die voor onnodig hoge kosten zorgen. “Sommige inwoners worden tegelijkertijd door meerdere aanbieders geholpen. Soms blijkt dat deze aanbieders niet eens van elkaars betrokkenheid op de hoogte zijn. Dankzij de data kunnen we zulke situaties opsporen en optimaliseren. Een collega heeft met behulp van het dashboard onze duurste jeugdzorgcliënten in kaart gebracht. Samen met de betrokken aanbieders heeft zij onderzocht of de hulp niet beter ingericht kan worden. Dit heeft geleid tot een betere zorgtoewijzing voor de jeugdigen en minder kosten voor ons als gemeente.”
Daarnaast monitort het dashboard de financiële gezondheid van zorgaanbieders. “Als een aanbieder failliet dreigt te gaan, komt de continuïteit van zorg voor onze inwoners in gevaar. We analyseren daarom allerlei kengetallen om problemen vroegtijdig te signaleren. Ook kunnen we hiermee mogelijke fraude opsporen.”
Adviezen
Voor gemeenten die ook een dashboard willen bouwen, heeft Meijer een aantal adviezen: “Zorg eerst dat je data op orde is. Garbage in is garbage out. Als er gekke cijfers uit een dashboard komen, hoeft dat niet aan het systeem te liggen. Het kan ook zijn dat je er rommel instopt, doordat je niet gestructureerd werkt. Daarnaast is het belangrijk om focus te houden. Het doel is niet om zoveel mogelijk data te ontsluiten, maar om rapportages te maken waar mensen echt wat aan hebben. Zelf hebben we in 2024 een grote verbeterslag gemaakt. Er was een wildgroei aan rapportages ontstaan, waardoor gebruikers door de bomen het bos niet meer zagen. Nu is alles veel strakker ingericht, met prioriteit voor relevante en duidelijke informatie. Bovendien maken we zorgvuldige afwegingen over nieuwe toevoegingen aan het dashboard.”
Een goede beheerstructuur is volgens hem cruciaal. “Wij verversen onze data iedere nacht en monitoren continu of alles technisch goed loopt. Als dat niet zo is, krijgen we direct een mailtje. Let op: de rapportages kunnen er ‘gek’ uitzien.”
Kennisdeling
Meijer beseft dat het opzetten van een dashboard voor kleinere gemeenten een ingewikkelde exercitie kan zijn: “Wij koppelen in house data uit verschillende bronnen en ontsluiten die in een centraal datawarehouse. Voor kleinere gemeenten is dit vaak te kostbaar. Ze zijn afhankelijk van de tools die hun eigen softwareleveranciers te bieden hebben. Wij denken dat we een mooie oplossing hebben en zijn bereid om die via het Ketenbureau met andere gemeenten te delen. We hebben bijvoorbeeld documenten over het opzetten van een beheerorganisatie en de technische specificaties van onze rapportages. We hopen dat andere gemeenten daarmee aan de slag kunnen om ook een dashboard te bouwen. Het is de moeite meer dan waard!”
Meer weten?
Wil je meer informatie over het dashboard van de gemeente Arnhem? Neem contact op met Robin Bertus of Joost Broumels van het Ketenbureau.
