Verschil factuurbericht 303F en declaratiebericht 303D

De berichten WMO303 en JW303 zijn te gebruiken als declaratie (303D) of als factuur (303F). Gemeenten en zorgaanbieders die het bericht als factuur gebruiken en niet als declaratie, voorkomen extra administratie. De kans op fouten en handmatig correctiewerk wordt kleiner.

303F

De factuur (in de vorm van een 303F-bericht) is het enige primaire brondocument dat in de financiële administratie geregistreerd mag worden ter onderbouwing van een betalingsverplichting. Het is een formeel document waaraan wettelijke eisen zijn verbonden. Alleen op basis van de factuur kan worden betaald, en moet ook worden betaald.

303D

De declaratie (in de vorm van een 303D-bericht) is geen primair brondocument en wordt dus niet in de financiële administratie geboekt. Het is een bericht waarmee uitgevoerde werkzaamheden worden vermeld. Formeel mag het niet tot een betaling leiden.

Problemen door gecorrigeerde facturen

Veel gemeenten en zorgaanbieders gebruiken het declaratiebericht wel als factuurbericht. Dat kan problemen opleveren bij correctieboekingen. Een factuur met een verkeerd bedrag kan alleen worden gewijzigd door een creditfactuur. Op een onjuist factuurbericht (303F) moet dus altijd een nieuw creditfactuurbericht (303F) volgen. Dit maakt de administratie kloppend. Een onjuist declaratiebericht kan alleen vervangen worden door een nieuwe declaratie. Door het overschrijven van het eerdere onjuiste declaratiebericht met het nieuwe bericht klopt de administratie weer. Sommige gemeenten en aanbieders gebruiken 303D- en 303Fberichten door elkaar, zonder rekening te houden met deze verschillen. Dat leidt tot fouten in de administratie en problemen bij de jaarrekeningcontrole.

Extra werk door 303D

Vaak gebruiken zorgaanbieders en gemeenten 303D-berichten met daarnaast nog een formele factuurstroom (verzamelfactuur), buiten het berichtenverkeer om. Dit is administratief correct vanwege de aard van het 303D-bericht. Maar het betekent ook dat er extra werk moet worden verricht, namelijk het versturen van de formele factuur. Daarbij komt het risico dat deze twee administratieve processen niet goed op elkaar aansluiten, wat weer problemen in de jaarrekeningcontrole kan veroorzaken. Als het totaal van 303D-berichten en de verzamelfactuur grote verschillen laat zien, is het voor gemeenten en aanbieders lastig om de oorzaak van het verschil te traceren.