U bent hier

Pilot afsprakenkaart en de Standaard administratieprotocollen (SAP)

Een gemeente of inkoopregio kan vele keuzes maken bij het opstellen van hun contracten. Om de gemeenten te helpen met het maken van deze keuzes en om voor zorgaanbieders begrijpelijke contracten te faciliteren, werkt het Ketenbureau i-Sociaal Domein aan de pilot afsprakenkaart.

Het Ketenbureau i-Sociaal Domein heeft als doelstelling om (vermijdbare) administratieve lasten in het sociaal domein te verlagen, van contract tot controle. Eén van de oorzaken voor dergelijke lasten is de grote variëteit in contracten die door gemeenten met aanbieders worden afgesloten. Elke gemeente of inkoopregio staat het vrij om zelf afspraken te bedenken en deze op te leggen aan zorgaanbieders. Voor deze zorgaanbieders is het dan bijzonder ingewikkeld om voor al deze mogelijke contractvarianten de administratieve- en financiële processen goed in te regelen en daarmee hun opdrachtgevers van de juiste informatie te voorzien.

Aanleiding
Om aanbieders en gemeenten te ondersteunen met deze problematiek heeft het Ketenbureau i-Sociaal Domein de standaard administratieprotocollen (SAP) opgesteld, waarmee meer eenduidigheid en duidelijkheid moet komen in de administratieve en financiële verwerking van de zorg. Daarnaast biedt het Ketenbureau i-Sociaal Domein, als onderdeel van de SAP, ook nog de zogenaamde ‘standaardartikelen’ aan. Hiermee worden contracten gestandaardiseerd en vereenvoudigd.

Ondanks de Standaard administratieprotocollen kan een gemeente of inkoopregio nog vele keuzes maken bij het opstellen van hun contracten. Om de gemeenten te helpen met het maken van deze keuzes en om voor zorgaanbieders begrijpelijke contracten te faciliteren werkt het Ketenbureau i-Sociaal Domein aan de afsprakenkaart.

Waarom de afsprakenkaart?

Zelfs met inachtneming van de SAP kan een gemeente of inkoopregio nog vele keuzes maken bij het opstellen van hun contracten. Dit leidt, per betrokken partij, tot een aantal administratieve complexiteiten die vervolgens mogelijk tot hogere administratieve lasten leiden:

  • Gemeente: de gemeente moet bij elke nieuwe contractvariant die zij afsluit nieuwe administratieve afspraken ondersteunen, zowel op het gebied van regie en verantwoording als op het gebied van financiële afhandeling. Tevens ervaart de gemeente (indirect) de in het volgende punt geschetste problemen van de aanbieder door foutieve declaraties en incorrecte verantwoordingsinformatie.
  • Zorgaanbieder: de zorgaanbieder heeft per gemeente en/of inkoopregio en/of zorgsoort een ander soort contract dat in andere termen is opgesteld en andere spelregels kent. Hierdoor is het voor hen ingewikkeld om voor al die contracten de juiste verantwoordingsinformatie op te leveren en de juiste declaratieregels te volgen. Dit probleem wordt nog versterkt doordat de softwareleveranciers van de zorgaanbieders ook een verschillende diversiteit aan contractvormen om moeten gaan en hun software vaak niet alle mogelijke contractvormen kan ondersteunen. Ook dit leidt, naast hoge aanvullende kosten, tot extra handmatige administratie, wat tijd kost en mogelijk tot verdere fouten kan leiden.

Om hier ondersteuning bij te bieden en om ervoor te zorgen dat contracten zo uniform en eenduidig mogelijk zijn voor de zorgaanbieder (in elk geval op het gebied van administratie en financiën) Is het Ketenbureau i-Sociaal Domein gestart met de pilot afsprakenkaart, een hulpmiddel voor gemeenten om contracten op te stellen met vooraf gedefinieerde afspraken en mogelijke keuzes binnen die afspraken. Gemeenten kunnen dan hun contracten ‘configureren’ door de voor hen relevante keuzes te maken bij de landelijk bepaalde afspraken.

De vrijheid van de gemeenten om zelf contractkeuzes te maken, blijft bij de afsprakenkaart een belangrijk uitgangspunt. Waar het Ketenbureau i-Sociaal Domein in ondersteunt is om die contractkeuzes op een landelijk gestandaardiseerde manier op te stellen en vorm te geven. Hierbij zullen gemeenten, zorgaanbieders én softwareleveranciers betrokken worden. Met deze ketenpartijen wordt afgestemd wat de landelijke lijst van afspraken wordt en welke keuzes er mogelijk zullen zijn. 

Hoe werkt het en wat levert het op?

Het project afsprakenkaart is nu nog een pilot. Het doel is dat de afsprakenkaart in de vorm van een onlineapplicatie beschikbaar wordt gesteld aan gemeenten. 
In deze tool worden de landelijke afspraken en de keuzes bijgehouden en kunnen gemeenten de financieel/administratieve kant van contracten met hun aanbieders configureren en bijhouden. De gegevens die hiermee worden opgeslagen, zullen conform de common ground gedachte op diverse manieren gebruikt kunnen worden; zowel door mensen als door machines (software).

De applicatie ondersteunt ook in het correct toepassen van bestaande standaarden. Voor het vastleggen van producten en afspraken worden de in de iStandaarden vastgelegde attributen en de daarbij horende keuzewaardes gebruikt. Hiermee wordt ervoor gezorgd dat ook de productcatalogus van een opdrachtgever (gemeente, inkoopregio) volgens de geldende, landelijke standaarden wordt ingevuld.

De afspraken zullen worden gekoppeld aan de drie vastgestelde uitvoeringsvarianten. Per uitvoeringsvariant kan een gemeente per relevante contractafspraak de meest passende keuze vastleggen. Indien nodig en gewenst kunnen er per productcategorie of per individueel product afwijkende keuzes worden vastgelegd. Hierbij kan een directe koppeling gemaakt worden met de landelijke productcodelijst, zodat kan worden aangegeven of een product hier volledig van afwijkt, een variant is op een bestaand product of een product uit deze landelijke productcatalogus is.

Door de administratieve en financiële kant van een contract vorm te geven met behulp van de afsprakenkaart ontstaan er uniforme contracten die voor alle zorgaanbieders herkenbaar en begrijpelijk zijn. De onlineapplicatie ondersteunt dit door een gestandaardiseerde afsprakenkaart (op basis van de gemaakte keuzes, dus per opdrachtgever) als PDF-bestand aan te bieden. Daarnaast maakt dit het voor de softwareaanbieders van zowel gemeenten als zorgaanbieders eenvoudiger om contractafspraken op te nemen in hun software, waarmee de bedrijfsvoering op deze contracten beter ondersteunt kan worden door deze software. Hierbij kan gedacht worden aan slimmere rapportages, geautomatiseerde afhandelingsprocessen, geautomatiseerde controles of het automatisch koppelen van prestaties aan declaraties. 

Waar staan we nu met de pilot?

Het realiseren van de afsprakenkaart bestaat uit drie stappen:

  1. Realiseren van proof of concept
    Om te onderzoeken of het mogelijk is om een afsprakenkaart te standaardiseren wordt er met behulp van zorgaanbieders, gemeenten/inkoopregio’s en softwareleveranciers een proof of concept gerealiseerd. Dit is een werkend stuk software waarmee kan worden geëxperimenteerd in een “laboratoriumsetting” om zo te toetsen of de aannames kloppen.
  2. Realiseren van prototype
    Als het proof of concept aantoont dat het concept levensvatbaar is wordt er een prototype gerealiseerd van de onlineapplicatie. Dit prototype bevat nog niet alle gewenste functionaliteiten, maar is voldoende operationeel om de onderzoeksfase op te starten. Het realiseren van het prototype wordt uitgevoerd door een externe ontwikkelpartij.
  3. Onderzoeksfase
    Het prototype wordt ingezet om met een aantal inkoopregio’s, gemeenten en zorgaanbieders gezamenlijk de vulling van de afsprakenkaart te realiseren. Het einddoel hiervan is een landelijke lijst van afspraken en keuzes die door opdrachtgevers (via het prototype) vastgelegd kunnen worden en daarmee gecommuniceerd naar opdrachtnemers (zorgaanbieders). 

Afgelopen zomer is het prototype ontwikkeld. De tool biedt de mogelijkheid om landelijke standaarden bij te houden, opdrachtgevers te registeren, afspraken en keuzes vast te leggen en om als opdrachtgevers de gewenste keuzes vast te leggen. Doordat de ontwikkeling van deze tool succesvol was, is er groen licht gegeven voor de volgende fase: het onderzoek.

Onderzoek

De huidige fase van het project is het onderzoek, waarin het de bedoeling is om samen met zorgaanbieders en opdrachtgevers in het sociaal domein tot een landelijke last van afspraken met mogelijke keuzes te komen. Hiervoor zijn er drie bijeenkomsten belegd (corresponderend met de regio’s Noord, Midden en Zuid) waarin opdrachtgevers in het sociaal domein, zorgaanbieders en onderzoekers van het Ketenbureau i-Sociaal Domein gezamenlijk tot landelijke afspraken en keuzes proberen te komen. Alle deelnemers hebben bovendien al toegang gekregen tot het ontwikkelde prototype zodat zij ook echt aan de slag kunnen met het invoeren van hun afspraken en keuzes. Na afloop van deze onderzoeksfase wordt vanaf medio November de afsprakenkaart volledig opengesteld voor alle opdrachtgevers, zodat zij ook zelf met de tool aan de slag kunnen gaan. Na een periode waarin het gebruik van de tool en de correctheid van de opgehaalde afspraken wordt geëvalueerd wordt een go/no-go beslissing genomen over het definitief in product nemen van de afsprakenkaart.

En verder…?

Als uit de onderzoeksfase blijkt dat de tool voldoende levensvatbaar is en dat het inderdaad mogelijk is afspraken te standaardiseren en te digitaliseren, wordt de afsprakenkaart in productie wgenomen. Het Ketenbureau i-Sociaal Domein onderzoekt nog hoe het beheer eruit komt te zien en hoe de tool dan verder ontwikkeld zal worden. Alle verdere ontwikkeling zal altijd in overleg met de gebruikende partijen uit het veld en de stuurgroep i-Sociaal Domein verlopen.