U bent hier

Welke keuzes zijn gemaakt in de standaard administratieprotocollen?

Bij het opstellen van de standaard administratieprotocollen hebben gemeenten, en zorgaanbieders (en hun softwareleveranciers) in gezamenlijkheid knopen doorgehakt en keuzes gemaakt. Deze keuzes zijn noodzakelijk om de veelvoud aan uitvoeringsmogelijkheden en de hiermee gepaard gaande vermijdbare administratieve lasten terug te dringen. De keuzes staan beschreven in het document ‘Toelichting op de standaard administratieprotocollen’. Hieronder zijn de keuzes kort samengevat. Een aantal van onderstaande keuzes wordt nog verder uitgewerkt. 

 

Uniforme beoordeling en gebruik van 315-bericht (verzoek om toewijzing)

Tijdens de bijeenkomsten en werksessies die zijn gehouden om te komen tot de standaard administratieprotocollen zijn zorgaanbieders en gemeenten gezamenlijk tot een lijst gekomen waaraan een gemeente het verzoek om toewijzing (315-bericht) moet toetsen. Deze lijst is opgenomen in de standaard administratieprotocollen. Nu is er veel diversiteit in de aspecten waarop gemeenten een verzoek om toewijzing toetsen. Een vaste lijst maakt het voor zorgaanbieders duidelijk hoe ze een verzoek moeten aanleveren, waarop het verzoek wordt beoordeeld en het beperkt de grondslagen op basis waarvan een verzoek kan worden afgewezen. Daarnaast is afgesproken dat de gemeenten binnen 5 werkdagen reageren op het verzoek om toewijzing. 

Stand van zaken invoering
Bovenstaande wordt ingebracht in de functionele en technische referentiegroepen die geleid worden door het Zorginstituut Nederland zodat de specificaties voor de release van 2020 op tijd gereed zijn.
 

Duidelijke afspraken over gebruik van start- en stopberichten (305-, 306,- 307- en 308-berichten)

In de standaard administratieprotocollen is ervoor gekozen om de startberichten (305) en de stopberichten (307) verplicht te stellen en deze berichten als regieberichten te gebruiken. De gemeenten reageren hierop met de bijbehorende retourberichten (306 of 308). Ook bevatten de protocollen duidelijke spelregels over het gebruik van deze berichten. Door duidelijke spelregels af te spreken met elkaar, wordt de diversiteit in de toepassing beperkt wat leidt tot meer duidelijkheid en een eenduidiger proces.

Stand van zaken invoering 
Bovenstaande wordt ingebracht in de functionele en technische referentiegroepen die geleid worden door het Zorginstituut Nederland zodat de specificaties voor de release van 2020 op tijd gereed zijn.
 

Het declaratieproces wordt het standaard proces

Tijdens de bijeenkomsten die zijn gehouden in het kader van de ontwikkeling van de standaard administratieprotocollen en de enquête die is gehouden, kwam duidelijk de wens naar voren om te kiezen voor het declaratieproces (303D-bericht) als standaard proces. 

Doordat het declaratieproces (303D-bericht) en het facturatieproces (303F-bericht) nu beide onderdeel zijn van de iStandaarden is er veel diversiteit in afspraken. Daarnaast vraagt dit veel van de inrichting van systemen bij zorgaanbieders. De volgende aspecten kwamen afgelopen maanden naar voren:

  • De standaard toepassing van beide processen wordt niet consequent en op dezelfde wijze toegepast.
  • De mate van variatie in de wijze van gebruik tussen regio’s en gemeenten is extreem groot. 
  • Facturen worden vaak in eerste instantie afgekeurd door gemeenten om redenen die niet altijd duidelijk zijn. Naast extra administratieve lasten hebben zorgaanbieders hierdoor ook te maken met openstaande vorderingen.

Stand van zaken invoering
Door te kiezen voor het declaratieproces als standaardproces wordt het proces niet alleen eenvoudiger maar het biedt ook de mogelijkheid om het standaard declaratieproces door te ontwikkelen. Het gaat hierbij dan om: 

  • Doorontwikkeling (optimalisatie) van het declaratiebericht en het declaratieproces.
  • Opleveren van een handreiking die gemeenten en zorgaanbieders ondersteunt bij de inrichting van de compliance.

De doorontwikkeling van de declaratiestandaard wordt belegd bij het Zorginstituut Nederland. Doel hierbij is om de gewenste doorontwikkeling tijdig te vertalen naar specificaties voor de release van 2020 
 

Een uniforme methodiek voor trajectfinanciering 

Gemeenten en zorgaanbieders hebben in de bijeenkomsten die hebben plaatsgevonden, de wens uitgesproken dat voor trajectfinanciering (in de outputgericht uitvoeringsvariant) één uniforme methodiek wordt ontwikkeld, waarbij alle aspecten worden meegenomen. De doorontwikkeling van trajectfinanciering staat nog in de kinderschoenen en we zien dat hier een potentiële bron van diversiteit ontstaat. Er worden nu verschillende werkwijzen toegepast die binnen het kader van de iStandaarden mogelijk zijn. 

Stand van zaken invoering
Op dit moment bestaat er geen consensus over wat de optimale werkwijze is voor het toewijzen en declareren bij trajectfinanciering. Komende maanden wordt samen met gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers gezocht naar een passende methodiek. Als vertrekpunt wordt een quickscan gemaakt van de huidige variëteit. Daarnaast wordt een expertgroep samengesteld die op basis van de quickscan toewerkt naar een eenduidige methode. Deze expertgroep wordt ondersteund door het Ketenbureau i-Sociaal Domein en begeleid door het Zorginstituut Nederland. 
 

De maand wordt de standaard declaratieperiode

Op dit moment is het mogelijk om per 4 weken (28 dagen) te declareren of per volle maand. Omdat dit leidt tot veel administratieve lasten hebben gemeenten en zorgaanbieders aangegeven graag een vaste declaratieperiode te willen afspreken. Hierbij had de overgrote meerderheid de voorkeur voor maandelijks declareren.
Door de voorgestelde wijziging in het CAK-proces is dit binnenkort ook mogelijk voor CAK-gerelateerde zorg. 
 

Stand van zaken invoering
De uitwerking en uitfasering van CAK-periode in de iStandaarden wordt belegd bij het Zorginstituut Nederland zodat dit ingebracht kan worden in de functionele- en technische releases die door het Zorginstituut Nederland worden begeleid. 
 

Ondersteuning voor bijzondere gebeurtenissen (mutaties)

In sommige situaties is zorg of ondersteuning korter of langer nodig dan in de toewijzing is aangegeven. Ook kan het voorkomen dat gebeurtenissen in de persoonlijke sfeer van de cliënt leiden tot een andere zorgvraag of ondersteuningsbehoefte. We spreken dan van een bijzondere gebeurtenis omdat deze afwijken van het reguliere proces van toewijzen, starten, stoppen en declareren.

Op dit moment schrijven de iStandaarden voor dat de zorgaanbieders en gemeenten hierover buiten het berichtenverkeer om hierover contact moeten zoeken. Het kost vaak veel tijd en energie om juiste personen en de juiste informatie te vinden. Ook de handmatige correctie van de administratie kost veel tijd. Om die reden hebben gemeenten en zorgaanbieders aangegeven dat zij graag zien dat ook bijzondere gebeurtenissen worden ondersteund via de standaardprocessen en de iStandaarden. 

Stand van zaken invoering
De doorontwikkeling wordt gezamenlijk met gemeenten, zorgaanbieder en softwareleveranciers opgepakt. Het Zorginstituut Nederland is vanuit haar rol als beheerder van de iStandaarden gevraagd de doorontwikkeling in het kader van het ontwikkelproces voor de release van 2020 uit te voeren. 
 

Ontwikkelen van een afsprakenkaart (gereed medio 2019)

Door zorgaanbieders wordt aangegeven dat het hen veel moeit kost om over de juiste productspecificaties te beschikken. Het niet beschikken over de juiste specificaties leidt tot veel administratieve lasten omdat berichten niet goed doorkomen en uitvallen. Ook het achterhalen van de juiste specificaties kost veel tijd en energie, ook omdat administratieve processen stilliggen zolang de juiste specificaties niet voor handen zijn.

Als keuzes met betrekking tot productspecificaties op een overzichtelijke wijze gedeeld kunnen worden met zorgaanbieders, draagt dat bij aan het verminderen van de administratieve lasten. Hiervoor biedt de afsprakenkaart een oplossing; het is een gestructureerde en gestandaardiseerde beschrijving van productspecificaties.
 

Stand van zaken invoering 
Momenteel wordt een afsprakenkaart ontwikkeld, gezamenlijk met zorgaanbieders, gemeenten en softwareleveranciers en het Zorginstituut Nederland. Zodra de afsprakenkaart gereed is (medio 2019) kan ze gebruikt worden als integraal onderdeel van de contracten tussen gemeenten (of regio’s) en zorgaanbieders. Bij publicatie van inkoopdocumenten wordt de afsprakenkaart gevuld en gepubliceerd. 
 

Er volgt nog een standaard administratieprotocol voor de taakgericht variant 

Medio 2019 komt er ook een administratieprotocol voor de taakgerichte uitvoeringsvariant beschikbaar. Dit administratieprotocol beperkt zich, net als de andere twee protocollen, tot het berichtenverkeer. Er worden drie subvarianten van de taakgerichte uitvoeringsvariant onderkend: 

  • de T-subvariant, meestal lumpsum of subsidie. Er is geen sprake van berichtenverkeer en er is geen administratieprotocol van toepassing
  • de T=subvariant. De taakgerichte subvariant waarbij alleen start- en stop zorg berichten worden uitgewisseld.
  • de T+subvariant. De taakgerichte subvariant waarbij naast start- en stopberichten ook gebruik gemaakt wordt van verzoeken toewijzing en toewijzingen vanuit de gemeente.

Het administratieprotocol voor de laatste twee subvarianten is praktisch gelijk aan het protocol inspanningsgericht.

Lees ook: