U bent hier

Je hebt elkaar keihard nodig: het samenspel tussen aanbieder en gemeente

GGZ NHN biedt specialistische geestelijke gezondheidszorg in de regio Noord-Holland-Noord. De zorginstelling heeft contracten met 28 gemeenten voor de uitvoering van jeugdhulp en de Wmo. Om de overheadkosten binnen de perken te houden moet de organisatie samen met de gemeenten zo veel mogelijk administratieve lasten vermijden. Het team van GGZ NHN investeert in een goede samenwerkingsrelatie met gemeenten om dit te bereiken. Eric Bakker, Jefke Plasmeijer en Bernard Cnossen, werkzaam bij GGZ NHN, deelden hun tips voor aanbieders om de samenwerking met gemeenten te verbeteren.

1. Spreek met gemeenten over het consistent toepassen van de standaarden voor iWmo en iJw.

Gemeenten gebruiken de landelijke standaarden nu op grotere schaal dan een jaar geleden, is de ervaring van GGZ NHN. Er is ook meer kennis bij de gemeenten aanwezig. Toch kunnen gemeenten nog veel doen om het administratieve verkeer met aanbieders meer eenduidig te maken. Het berichtenverkeer is een samenspel, beide kanten moeten het op orde hebben. De meeste gemeenten hebben een deel van het berichtenverkeer ingericht, maar er gebeurt ook nog steeds veel handmatig.

Jefke Plasmeijer is als informatiemanager van GGZ NHN verantwoordelijk voor de inrichting van het iWmo- en iJw-berichtenverkeer voor zorgtoewijzing en facturatie. “Voorwaarde om op tijd en volgens afspraak te kunnen factureren bij een gemeente is: optimaal werkend berichtenverkeer.”

Reactietermijnen

Onderdeel van de berichtenstandaarden van iWmo en iJw zijn de bedrijfsregels. In deze bedrijfsregels staat bijvoorbeeld dat gemeenten een retourbericht dienen te sturen als zij een bericht ontvangen van een aanbieder. “Zonder retourberichten missen wij informatie die we nodig hebben”, legt Plasmeijer uit. Ook bepalen de bedrijfsregels de termijnen waarbinnen berichten verstuurd moeten worden. Na ontvangst van een verzoek om toewijzing van de aanbieder dient de gemeente bijvoorbeeld binnen vijf werkdagen een toewijzingsbericht aan de aanbieder te sturen. Plasmeijer: “Als een gemeente binnen die afgesproken termijn reageert, kunnen wij op tijd verder met het proces aan onze kant.”

Dezelfde cijfers

Er is goede hoop. Eric Bakker, controller bij GGZ NHN: “Er zijn al gemeenten die managementinformatie niet meer apart uitvragen omdat het berichtenverkeer goed loopt. Als ik bijvoorbeeld mensen bij gemeente Alkmaar spreek, hebben zij dezelfde cijfers als ik. Dat zou ik graag bij de andere gemeenten ook zien. ” Plasmeijer: “Je merkt dat we nog in een tussenfase zitten. Gemeenten willen dat zorgaanbieders hun productieverantwoording over het boekjaar achteraf nogmaals aanleveren via het landelijk accountantsprotocol en de model productieverantwoording.” Bakker: “Deze gegevens zijn eerder  al uitgewisseld in het betalingsverkeer met de gemeenten.”

Tip 2: Bespreek alles wat je tegen komt met de gemeenten

Het team van GGZ NHN heeft voor de gemeenten in de jeugdregio West-Friesland op een rijtje gezet hoe het berichtenverkeer optimaal kan werken. Bakker: “Bij de gemeenten staan de mensen zeker wel open voor dit soort input. Er is voor hun ook voordeel te behalen.”

Omdraaien

Gemeenten stellen vaak allerlei eisen aan aanbieders. Deze eisen zijn dan ook nog per gemeente verschillend. Je kunt het ook omdraaien, vindt GGZ NHN: voor een optimale samenwerking zijn dit onze aandachtspunten. “Vooral proactief optreden,” zegt Plasmeijer: “Alles bespreken waar je mee te maken krijgt.”

Bakker: “Wij vragen gemeenten ook waarom zij dingen verschillend willen aanpakken dan de andere gemeenten binnen dezelfde regio. Ze realiseren zich dit soms niet. Gemeenten hebben nooit de bedoeling om onze lasten te verhogen. Daarom blijven we bij gemeenten wijzen op: als jullie dit doen, krijgen wij dit probleem en dan krijgen jullie dat probleem. We maken het zo concreet mogelijk.”

Tip 3: Leer elkaar kennen

Heel praktisch: wissel uit welke contactpersonen elkaar kunnen bereiken met vragen. Voor GGZ NHN, die de zorgkantoren gewend was met hun servicedesks, is het samenwerken met gemeenten soms wennen. Wie moet je hebben voor een bepaalde vraag? Bernard Cnossen, manager Jeugd bij GGZ NHN: “Belangrijk is ook dat gemeenten het aan ons doorgeven als er een nieuw contactpersoon is. Soms sturen we een mail naar iemand, en die blijkt dan niet meer bij de gemeente te werken. Dat hadden wij dan graag eerder geweten, want zo verlies je weer tijd.”

Vertrouwen in elkaar

Gemeenten en aanbieders moeten elkaar ook inhoudelijk leren kennen. Plasmeijer: “Het echte gesprek: hoe kun je samen betere zorg leveren, daar zou het over moeten gaan, niet over het stuk administratie.” Cnossen: “Gemeenten weten inmiddels wel meer over de specialistische jeugd-ggz. Daardoor hebben ze meer vertrouwen in ons.” Plasmeijer: “Om vertrouwen te krijgen helpt het om open je bedrijfsvoering te laten zien en te bespreken.”

Er is nog meer van elkaar te leren. Bijvoorbeeld van andere aanbieders en van gemeenten buiten je eigen regio. Plasmeijer: “In Nijmegen bijvoorbeeld zit de huisarts bij de gemeente aan tafel. Het toegangsproces via de huisarts is daar beter geregeld. Dit soort voorbeelden vinden wij interessant.”

Tip 4: Het begint al voor de contractering

Bakker: “Betrek de informatiemanager bij de contractering. Vooral als de gemeente de bekostigingssystematiek wil wijzigen, bijvoorbeeld van inspanningsgericht naar de outputgerichte uitvoeringsvariant, zoals hier in de regio per 2019 gaat gebeuren. Zo’n wijziging moet je vooraf bespreken en kijken hoe we de inrichting van onze systemen moeten aanpassen.”

“Het hele spel zit in je contractering,” zegt Plasmeijer: “De tariefstelling, hoe je samen het proces van de jaarrekening opstelt, het berichtenverkeer, de declaratie. Dat vergt wat van het kennisniveau van de contractmanagers.”

Tip 5: Bespreek knelpunten ook met bestuurders

Plasmeijer: “Wij bespreken onze aandachtspunten met de gemeentemedewerkers in de uitvoering. Zij zijn het meestal wel met ons eens maar uiteindelijk zijn zij niet degenen die de beslissingen nemen bij de gemeente. Onze conclusie is dat het onderwerp dan hogerop op de agenda’s moet komen.”

Ambitieus tijdpad

Door de decentralisaties heeft iedereen te maken met de nieuwe bestuurlijke inrichting voor de zorg en jeugdhulp. Aanbieders zoals GGZ NHN waren gewend dat veel meer was vastgelegd in de landelijke standaarden voor de AWBZ. Het gebruiken van die standaarden waren ook verplicht voor de betrokken partijen. "Voor Wmo en jeugdhulp moeten aanbieders allerlei verschillende variabelen in hun systemen inrichten en monitoren." vertelt Plasmeijer. “Aan de andere kant duurde het invoeren van het berichtenverkeer voor de AWBZ ook acht jaar. Daarom denk ik wel eens dat we een erg ambitieus tijdpad hebben voor deze veranderingen.”