U bent hier

Berichtenverkeer iWmo heeft alleen maar voordelen

Gemeenten Veendam en Pekela voerden in 2016 het iWmo-berichtenverkeer in. Inmiddels wordt volop geautomatiseerd gegevens uitgewisseld tussen de gemeenten en hun Wmo-aanbieders en plukken Veendam en Pekela de vruchten van het berichtenverkeer. Dagelijks worden de berichten automatisch verwerkt. Het berichtenverkeer levert informatie en inzicht op, aldus informatiemanager Olaf Lücker. Er is tijd over voor andere zaken.

Olaf Lücker en Carla Visser voerden het iWmo-berichtenverkeer in bij de gemeenten Veendam en Pekela. Zij stelden hiervoor een stappenplan op. Programma i-Sociaal Domein besprak met Olaf Lücker en Carla Visser de stappen van het implementatieproces en de voordelen die het werken met het berichtenverkeer biedt.

Voordelen

“Het geautomatiseerd berichtenverkeer heeft alleen maar voordelen,” stelt Lücker. “Onze informatiepositie is verbeterd en we hebben minder handmatig werk bij het afhandelen van de elektronische facturen die binnenkomen van de aanbieders. Het berichtenverkeer scheelt aanbieders overigens ook veel tijd. Tijd die zij liever in de zorg steken.”

Inventariseren contractafspraken

Visser: “Het invoeren van het berichtenverkeer begint met het inventariseren van de huidige contractafspraken tussen gemeenten en zorgaanbieders. Het berichtenverkeer is niet slechts een aangelegenheid waar de backoffice maar over moet gaan. Het moet vooraan in het inkoopproces geïntroduceerd worden. In de contracten leg je al vast welke berichtsoorten je gaat gebruiken en wat de productcodes, eenheden en tarieven zijn.” aldus Visser. “Zo weten aanbieders dat gemeenten van hen verwachten dat zij de standaardberichten kunnen verzenden, ontvangen en verwerken.”

Samen invoeren

Gemeenten dienen het berichtenverkeer samen met de aanbieders in te voeren, niet eenzijdig op te leggen. Als een zorgaanbieder niet uit de voeten kan met het berichtenverkeer, dan moet een gemeente hulp aanbieden. Visser: “Leg veel uit, organiseer bijeenkomsten, zorg dat er ondersteuning is, ook voor aanbieders.” Lücker: “Prioriteit voor onze gemeenten was dat aanbieders niet mochten omvallen, de zorg moest kunnen doorgaan. Het berichtenverkeer mocht daarvoor geen knelpunt zijn.” Lücker geeft aan dat er onder aanbieders vaak wel kennis is van het berichtenverkeer. “Sommige aanbieders hebben de gemeenten ook advies kunnen geven. Belangrijk is om dit met elkaar te doen.”

Geautomatiseerd factureren

Twaalf Groningse gemeenten organiseren de inkoop en administratie van Wmo-zorg gezamenlijk. Zij hebben besloten hiervoor het iWmo-berichtenverkeer in te zetten. In hun contracten met Wmo-aanbieders hebben zij het gebruik van de iWmo-berichtenstandaard en de landelijke infrastructuur via VECOZO en het Gemeentelijk Gegevensknooppunt vastgelegd. In de contracten staat ook dat de aanbieders factureren via het iWmo-berichtenverkeer. Dat scheelt tijd ten opzichte van eerst declareren en vervolgens ook nog factureren. Aanbieders en gemeenten hebben zo minder onnodige administratieve lasten en resulteert in betere financiële controle.

Voorsprong

Om het berichtenverkeer in te voeren, moeten de gegevens in het systeem van de zorgaanbieder overeenkomen met de gegevens van de gemeente. Bijvoorbeeld: welke cliënten staan geregistreerd? Welke zorg krijgt een cliënt toegewezen? Ook de gebruikte productcodes en eenheden, bijvoorbeeld per uur of per dag, moeten met elkaar kloppen. Visser: “Wij hebben in deze stap veel tijd geïnvesteerd. Dat betaalde zich terug omdat de implementatie daarna sneller ging dan bij de andere gemeenten in ons samenwerkingsverband. Heb je eenmaal de gegevens met elkaar vergeleken en gecorrigeerd, dan heb je een voorsprong.”

Pilot

Visser: “We zijn met één aanbieder, NOVO, gestart om de gegevens in onze systemen met elkaar te vergelijken. We hadden daarvoor een format ontworpen. NOVO heeft dit ingevuld en meteen feedback gegeven zodat we het format in verbeterde versie aan andere aanbieders konden voorleggen. Zorgaanbieders zagen het belang van het vergelijken van de gegevens ook in. Iedereen wil dat alles klopt.”

Gefaseerd aanbieders aansluiten

In Veendam en Pekela zijn zo’n 40 aanbieders gecontracteerd voor de Wmo. Niet alle aanbieders waren al klaar voor het berichtenverkeer. Daarom is begonnen met een paar aanbieders aan te sluiten. In de eerste fase van de implementatie is veel geleerd. Daar konden de aanbieders die later aansloten van profiteren. Visser: “Een langzame, beheerste overgang naar live berichtenverkeer is gunstig voor het eindresultaat.”

Facturen snel verwerken

Toen de eerste facturen binnenkwamen van aanbieders, kon de gemeente ze correct verwerken omdat de gegevens voor het grootste gedeelte overeenkwamen. Visser: “Als je gegevens achteraf moet corrigeren als de zorg al verleend is, dan is het lastiger om nog dingen te veranderen. Dat voorkom je door van tevoren de gegevens goed naast elkaar te leggen en aan te passen waar ze van elkaar afwijken.”

Softwareleverancier

In Veendam en Pekela is de softwareleverancier van de gemeenten betrokken geweest bij de implementatie. Samen met de applicatiebeheerders dacht de leverancier mee over wat technisch kan en wat handig is. Lücker: “De leveranciers zijn een belangrijke partner om samen het berichtenverkeer in te voeren. Onze leverancier heeft ook van dit proces geleerd. Dit levert kennis op voor andere gemeenten die met dezelfde applicatie werken. Als een gemeente nu het berichtenverkeer gaat invoeren, duurt dat minder lang dan dat het bij ons geduurd heeft. Alle partijen hebben meer ervaring en weten nu wat de mogelijkheden zijn en waar je voor moet uitkijken.”

Investeren in mensen

Het invoeren van geautomatiseerd berichtenverkeer vraagt een investering in tijd en in mensen. Visser: “Gemeenten die aan de slag gaan met het berichtenverkeer, moeten zorgen voor voldoende capaciteit en waar nodig, tijdelijk extra handen. Dit geldt ook voor aanbieders. Van de inkoopafdeling en het contractmanagement tot aan de Wmo-consulenten, de financiële administratie en de applicatiebeheerders, veel collega’s zijn erbij betrokken. Het is niet iets dat je er wel even bij doet.” Lücker geeft aan dat de investering zich naderhand ruimschoots weer terugbetaalt: “Er zijn eigenlijk geen nadelen aan het invoeren van het berichtenverkeer. Mensen hebben de handen vrij als de administratie is geautomatiseerd.”

Meer informatie