Verschil tussen declaratiebericht en factuurbericht

Bij iWmo en iJw versie 2.0 is onderscheid in de factuur- en declaratieberichten WMO303 en JW303 te maken door een bericht als declaratie (303D) of als factuur (303F) aan te merken. Inhoudelijk is er in het bericht vrijwel geen verschil. In het voorlooprecord kan de code factuur (F) of de code declaratie (D) worden meegegeven, waarmee vaststaat welke van de twee typen bedoeld wordt.

Verschil in gebruik

Gebruik van declaratieberichten is wezenlijk verschillend van het gebruik van factuurberichten. Veel partijen (zowel gemeenten als zorgaanbieders) zijn gewend aan het gebruik van declaratieberichten. Om het verschil goed te begrijpen én de processen juist in te richten, hanteren we als vertrekpunt dat het facturatieproces een verplicht onderdeel is in de privaatrechtelijke verhouding tussen leverancier (in het sociaal domein: de zorgaanbieder) en opdrachtgever (in het sociaal domein: de gemeente).

Factuur wettelijk document

De factuur is een formeel (wettelijk beschreven) document met vereisten waaraan (door de verstrekker van de factuur) moet worden voldaan. Dit is vastgelegd in artikelen 34 en 35 van de Wet Omzetbelasting. Voor de wet en voor de financiële administratie is een declaratie een stukje informatie maar niet een primaire bron op basis waarvan betaling plaatsvindt. Het verschil tussen declareren en factureren zit daarmee op twee gebieden: de betaling en de correctie.

Betaling

De factuur (het factuurbericht 303F) is het enige primaire bron-document dat in de financiële administratie geregistreerd mag worden ter onderbouwing van een betalingsverplichting (voor het soort transactie dat hier beschreven wordt tussen leverancier en opdrachtgever). Alleen op basis van de factuur kan worden betaald, en moet ook worden betaald. De declaratie (het declaratiebericht 303D) is niet zo’n primaire bron en zou dus niet in de financiële administratie geboekt mogen worden. Ook zou de declaratie niet tot een betaling mogen leiden. We zien vaak dat het declaratieverkeer aangevuld wordt met een formele factuurstroom, buiten het berichtenverkeer. Dit is dubbel werk en levert kans op verschillen op.

Correctie

Een factuur moet bij binnenkomst in de financiële administratie opgenomen worden, of zij terecht en correct is of niet. Dit betekent ook dat het te betalen bedrag alleen gewijzigd kan worden door een correctie, een credit-factuur. Dus: op een onjuist factuurbericht (303F) zou altijd een creditfactuurbericht (303F) moeten volgen. Een declaratie(bericht) heeft niet deze formele status. Een onjuiste declaratie kan vervangen worden door de juiste declaratie (waarbij het eerdere onjuiste declaratiebericht wordt weggegooid). Een declaratiebericht kan dus niet gecrediteerd worden.

 

De bekostiging van de jeugd-ggz wordt in onze regio vanaf 2018 ondergebracht in: