U bent hier

Begrip voor elkaars dilemma’s: Haarlemmermeer over samenwerking met zorgaanbieders

12 april 2018

Samen administratieve lasten verminderen in het proces van contract tot controle: hoe doen gemeenten en aanbieders dat? Door in gesprek te blijven. Zo krijg je begrip voor elkaars dilemma’s, is de ervaring van gemeente Haarlemmermeer.

Justus Verbeek onderhoudt als categoriemanager Jeugd bij Haarlemmermeer de contacten met de zorgaanbieders: “We zien allemaal in dat we samen iets moeten bereiken, de gemeente met de zorgaanbieders. Zij aan de zorgkant, wij aan de overheidskant. Als wij als gemeente een plan hebben bedacht, vragen we eerst aan de aanbieders hoe dat bij hen zal uitpakken.”

Haalbaar

Zijn collega Cor Jansen is specialist ondersteuning en vernieuwt de AO/IC (Administratieve Organisatie en Interne Controle) voor het sociaal domein van de gemeente. “Uiteraard komt het soms wel neer op eenrichtingsverkeer: wij als gemeente willen deze richting uit. We willen dan wel weten: is onze richting haalbaar voor jullie? Als zorgaanbieders problemen zien, lossen we die samen op. Ons credo is: standaarden, standaarden, standaarden, standaarden. Lukt het je als aanbieder niet om met de standaarden te werken, zoek ons dan tijdig op. We helpen elkaar, dat is eigenlijk het verhaal.”

Dilemma’s

Verbeek: “Wij denken niet: wij zijn de overheid en zo moet het. Wij vinden het krachtiger om in gesprek te zijn met elkaar: waar loop je tegenaan als aanbieder, en wat zien wij in onze administratie? Als je in gesprek gaat, krijg je meer begrip voor elkaars dilemma’s.”

Middelen

De gemeente heeft er belang bij om aan de voorkant meer grip te hebben op de zorg. Jansen: “In de toekomst hebben meer cliënten zorg nodig, maar wij krijgen daar niet meer middelen voor. Voor ons is het daarom van levensbelang om aan het begin van een zorgtraject goed geïnformeerd te zijn.”

Inzicht

Tot en met 2017 heeft Haarlemmermeer gewerkt met bevoorschotting van aanbieders. Zij declareerden achteraf per kwartaal. Hierdoor liep de gemeente wat informatie betreft steeds achter de feiten aan. Verbeek: “We willen dat anders gaan inrichten. Aanbieders gaan bij ons maandelijks factureren via het berichtenverkeer. Zij krijgen dan op tijd betaald en wij hebben elke maand inzicht. Dat zal ons enorm helpen.”

Berichtenverkeer

De meeste aanbieders gebruiken het berichtenverkeer al. De gemeente merkt dat met name Wmo-aanbieders graag via het berichtenverkeer factureren. Jansen: “Dat helpt hen ook om hun administratie strak in te richten. Zij zijn gewend om met het berichtenverkeer te werken.” Voor jeugd-aanbieders is het berichtenverkeer op dit moment soms nog pionieren. Jansen: “Als hun software de berichtenstandaarden nog niet voldoende kan ondersteunen, is dat lastig.”

Contract

Verbeek: “Het berichtenverkeer, daar ontkomen ze niet aan. In onze contracten staat letterlijk dat we het iWmo- en iJw-berichtenverkeer gebruiken. Eind 2017 gebruikte 80% van onze aanbieders het berichtenverkeer. Voor 2018 is het streven naar 100%. Uitzonderingen daargelaten natuurlijk, die zullen er heus nog wel zijn.”

Ondersteuning

Haarlemmermeer helpt aanbieders op weg met het inrichten van het berichtenverkeer. Verbeek: “Zeker de vrijgevestigde aanbieders, de eenpitters, geven we veel ondersteuning. Het gaat ons om een grotere uniformiteit, daarom willen we met de berichtenstandaarden werken. Ook als het betekent dat wij onze eigen manier van werken moeten aanpassen aan wat mogelijk is binnen de standaarden.”

Discussie

Jansen: “We organiseren een paar keer per jaar voor de grotere aanbieders een bijeenkomst. Daar zoomen we in op het berichtenverkeer. Dan krijg je al gauw een goede discussie met de mensen. Dit zijn over het algemeen hoofden bedrijfsvoering van de zorginstellingen, of hoofden administratie. Een aantal is actief bezig met het berichtenverkeer. Zo ontstaan interessante discussies, ook voor onszelf. We krijgen een goed beeld van hoe de verschillende organisaties omgaan met de informatievoorziening.”

Pilot

Verbeek: “In 2017 hebben we een pilot gedaan met een paar aanbieders van jeugd-ggz. Dit was om ons en hen voor te bereiden op de landelijke wijziging van de bekostiging van de jeugd-ggz per januari 2018. We zijn overgestapt op p*q-bekostiging, dat is de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant. We hebben met vijf aanbieders proefgedraaid en dat ging goed. Verder in het najaar 2017 met alle aanbieders een exercitie gedaan over het tarief. Iedereen ging akkoord.”

Vertrouwen

Jansen: “Wat mij opviel in de bijeenkomst met de jeugd-ggz aanbieders: in het begin had het iets van: wat overkomt ons nu weer? Maar aan tafel zaten mensen die hadden meegedraaid in de pilot. De aanbieders die nog over moesten naar de nieuwe systematiek gingen vragen stellen aan de collega’s die al over waren. Dat was mooi, je zag dat daardoor vertrouwen ontstond.”

Jaarrekening

Jansen: “Ik denk vanuit mijn administratieve achtergrond: het jaarrekeningtraject vind ik best intensief, met het landelijk accountantsprotocol en de productieverantwoording van de aanbieders. We zitten er een aantal maanden met een team aan te werken. Ook vragen we dan veel van aanbieders. Dat zou niet moeten hoeven. De vraag is: met welke puzzelstukjes krijg je als gemeente meer zekerheid over het totale pakket. Het berichtenverkeer geeft bijvoorbeeld een veel stevigere basis, waardoor je wat druk kan wegnemen van die enorme inspanning in de verantwoording die zowel de aanbieders als de gemeenten moeten plegen.”

Steekproeven

Met de aanbieders en de controlerend accountant kijkt Haarlemmermeer hoe de administratieve lasten voor de gemeente en voor de aanbieders beperkt kunnen worden. Jansen: “Zo hebben we het aantal steekproeven behoorlijk teruggeschroefd.  Gegevens aanleveren voor een steekproef belast de zorgaanbieder. We overleggen ook landelijk met gemeenten en accountants over welke goede voorbeelden er zijn om de administratieve lasten op dit terrein te verminderen.”

Sturing

In Haarlemmermeer wordt gekeken op welke manier de financiële controle meer evenredig over het jaar verspreid kan worden. Dat kan door de financiën in de kwartaalgesprekken met aanbieders al te bespreken. Jansen: “Mijn droomwereld over twee of drie jaar: we hebben sturing aan de poort en hebben de effecten in beeld en dat is voor ons genoeg. Voor de rest hebben we dan alles in het standaardsysteem geborgd. Dan krijg je tijd voor andere dingen, data-analyse is bijvoorbeeld een onderwerp dat hoog op de agenda staat.”

Effecten van beleid

Verbeek: “Waar wij benieuwd naar zijn, zijn de effecten van ons beleid in de komende jaren. We zien hier bijvoorbeeld een toename van de ambulante zorg ten opzichte van twee jaar geleden. Dat is ook de bedoeling, van zwaardere naar lichtere zorg, dat hebben we ook met de aanbieders afgesproken. We starten nu met een pilot met praktijkondersteuners jeugd-ggz voor alle huisartsen. Het is minder stigmatiserend voor kinderen om een paar keer een sessie te doen met de Praktijkondersteuner (POH), dan wanneer je meteen wordt doorgestuurd naar een zorginstelling voor specialistische jeugd-ggz. Zo’n doorverwijzing betekent een intakegesprek, een vervolggesprek, evaluatie en advies, dan ben je vijf dure sessies verder. Nu zeggen we: een huisarts stuurt uiteraard zwaardere gevallen meteen door naar specialistische zorg, maar bij lichtere gevallen gaan we eerst even kijken wat er speelt. Andere gemeenten behalen met deze aanpak goede resultaten. Uiteraard moet je de effecten hiervan op langere termijn onderzoeken.”

Tips van gemeente Haarlemmermeer voor samenwerking met aanbieders:

  • Vertel je aanbieders waar je tegenaan loopt
  • Wees toegankelijk
  • Zo veel mogelijk standaard
  • Maatwerk en hulp waar nodig
  • Denk met elkaar mee
  • Heb begrip voor elkaars dilemma’s

Nieuws archief