U bent hier

Mei elkenien, foar elkenien: naar een goedkeurende accountantsverklaring voor regio Friesland

9 april 2018

Met elkaar en voor elkaar: 24 Friese gemeenten hebben in 2017 samen een controleaanpak gekozen om tot een goedkeurende verklaring te komen voor hun jaarrekening 2017.

Schrijver van de handreiking voor de controleaanpak is Sabine van Gorp, teamleider Concern control van gemeente Weststellingwerf. Haar collega bij gemeente Ooststellingwerf, Jan Thije, senior adviseur Planning & Control heeft haar hierbij in grote mate ondersteund. Samen vormen zij de voortrekkers van de controleaanpak.

Oordeelonthouding

Over 2015 en 2016 kregen vrijwel alle Friese gemeenten een anders dan goedkeurende accountantsverklaring voor Zorg in Natura en PGB-zorg. Gemeenten waren afhankelijk van de informatie ontvangen van zorginstellingen. Een groot deel van de zorginstellingen was administratief nog niet klaar voor de decentralisatie. Met name voor cliënten die via de huisarts en andere verwijzers bij de aanbieders waren gekomen, was de rechtmatigheid van de geleverde zorg onvoldoende onderbouwd. Gevolg: de accountants gaven een oordeelonthouding bij de productieverantwoording van deze aanbieders. Dit was voor gemeentelijke accountants een belangrijke reden om een anders dan goedkeurende verklaring bij de gemeentelijke jaarrekeningen te geven.

Verantwoordelijk

Van Gorp: “Halverwege 2016 keek iedereen naar elkaar. De gemeentelijke accountants wezen naar de gemeenten: jullie moeten de afhankelijkheid van de zorginstellingen minimaliseren. De gemeenten dachten: het samenwerkingsverband van Friese gemeenten, Sociaal Domein Fryslân (verder: SDF), zal hier een belangrijke rol in moeten spelen.. Maar, uiteindelijk zijn gemeenten zelf verantwoordelijk voor hun eigen jaarrekening. Wij moeten als gemeenten dus ook onze eigen processen op orde hebben.

Mei elkenien, foar elkenien

Hoe meer gemeenten zich inzetten voor het oplossen van de knelpunten, hoe groter ook de kans is dat de zorgaanbieders hun processen op orde kunnen krijgen. Uiteraard wordt van de zorgaanbieders ook de nodige inzet verwacht. Iedereen moet zijn steentje bijdragen. Van Gorp, die zelf uit Brabant komt: “De Friese uitspraak zag ik op een Friese openbaar vervoer-bus staan en die heb ik opgenomen in de handreiking: met elkaar, voor elkaar. Het komt er op neer: gemeenten, de gemeentelijke accountants, de accountants van de aanbieders, en de aanbieders zelf, we moeten het samen oplossen.”

Kennis van de accountantswereld

SDF zit het bedrijfsvoeringsoverleg Wmo/Jeugdhulp voor, waar Van Gorp en Thije aan deelnemen. Van iedere Friese gemeente is een afgevaardigde aanwezig. “Zo hebben wij elkaar halverwege 2016 leren kennen. Wij hebben beiden als accountant gewerkt. En wij bleken in het overleg toegevoegde waarde te hebben door onze kennis van dit werkveld.”

Verplichtingen

Thije: “Normaal gesproken vind ik het geen sterk argument om te zeggen: ‘dat moet nou eenmaal van de accountant’. Maar in dit geval was dat wel waar. De accountants controleren op basis van de wet- en regelgeving en verwachten op basis daarvan dat gemeenten zich aan bepaalde verplichtingen houden. Daar ontkom je niet aan.”

Gemeentelijke controleaanpak

Van Gorp: “In het bedrijfsvoeringsoverleg van SDF hebben we het idee gepresenteerd om een handreiking op te stellen waarmee elke gemeente haar eigen controleaanpak kan inrichten.Om de handreiking op te stellen, belde ik met oud-collega’s, accountants die gemeenten controleren. Ook baseerde ik me op de documentatie van Programma i-Sociaal Domein over de gemeentelijke controleaanpak. Gemeenten hebben de productieverantwoording van de aanbieders eigenlijk niet nodig, wanneer je als gemeente zelf je processen van financiële controle goed op orde hebt. Dit hebben we voorgelegd aan het bedrijfsvoeringsoverleg van SDF."

Contractbeheer

Thije: “Het samenwerkingsverband, SDF, beheert de contracten met de regionale zorgaanbieders en hebben ook het rechtstreekse contact met hen. De rol van SDF en de opdracht die het samenwerkingsverband van de gemeenten krijgt, is daarom belangrijk.”

Draagvlak

In de regio zijn er verschillen tussen gemeenten. Zo besteden de noordelijke gemeenten hun administratie uit aan de centrumgemeente Leeuwarden, waar ook SDF onderdeel van uitmaakt. De zuidelijke gemeenten hebben hun administratie zelf in huis. Daarnaast zijn er grote en kleine gemeenten. Van Gorp: “Om draagvlak te krijgen voor de handreiking hebben we benadrukt dat deze geschikt is voor alle gemeenten in Friesland.”

Informatiestromen

Begin 2017 kreeg Van Gorp met de aanpak voet aan de grond bij de concerncontrollers van alle gemeenten. “Gemeenten waren tot en met 2016 voor hun eigen controle afhankelijk van informatiestromen buiten de gemeente. Het stappenplan van de handreiking vermindert die afhankelijkheid, door de eigen administratie op orde te hebben. De concerncontrollers herkenden het probleem van die afhankelijkheid en konden zich vinden in de oplossing die wordt beschreven.”

Invloed

In september 2017 is de handreiking vastgesteld door alle 24 gemeenten. Van Gorp: “Iedereen was er van overtuigd dat we met deze manier een grote kans hebben om een goedkeurende verklaring te krijgen.” Zowel langs de formele weg als informeel hebben Van Gorp en Thije het plan onder de aandacht gebracht. En dat werkte. Thije: “In het begin was onze invloed minimaal. Als je eens in de maand overleg hebt en bij elk overleg hoor je, ja, daar komen we nog op terug, dan gaat de tijd snel en zit je zo in het jaarrekeningtraject.”

Maatje

Je moet de juiste mensen weten te binden aan je idee. Soms is dat ook een kwestie van volhouden, vertellen Van Gorp en Thije. “We hebben elkaar wel eens aan de lijn gehad en gezegd: ik kap er mee. Maar je sleept elkaar er dan weer doorheen. Je hebt echt een maatje nodig, alleen kun je dit niet.”

Voorwaarde

Van Gorp: “Wij hebben heel veel tijd en energie kunnen steken in het maken van de handreiking en in het kweken van draagvlak bij alle betrokken partijen. Die tijd hebben we gekregen van onze directies. Dat is een belangrijk voorwaarde: anders hadden wij dit helemaal niet kunnen doen.”

Bottleneck

Vanaf 2017 werken we in Friesland met het berichtenverkeer. De gemeenten zien nu ook van elkaar wie het iWmo- en iJw-berichtenverkeer niet op orde heeft. Van Gorp: “Daar kunnen we elkaar op aanspreken. Met de handreiking is nu ook duidelijk wat de gemeenten moeten doen. Als zij dat dan niet doen, prima, want iedere gemeente mag dat zelf weten, maar we laten de andere gemeenten er niet onder lijden die wel volgens de afspraak werken.” Thije: “Alle partijen weten nu duidelijker: wat is mijn rol in het geheel? Wat moet ik doen om niet de bottleneck te zijn?’

Zorgaanbieders

Van Gorp: “De handreiking is ook relevant voor de aanbieders. Het is een overzichtsstuk op basis waarvan elke gemeente zelf de eigen controleaanpak kan schrijven. Er staat in wat gemeenten moeten doen die hun eigen administratie zelf doen en gemeenten die de administratie hebben uitbesteed aan de centrumgemeente. Ook staat er in wat aanbieders kunnen doen.”

Financiële expertise

Bij de aanbieders in de regio is inmiddels ook een ontwikkeling op gang gekomen, merken Van Gorp en Thije. “De grootste aanbieders zijn intern aan het reorganiseren, mede door politieke druk na de zomer van 2017. De organisaties trekken ook meer financiële expertise aan. Daar weten ze ook: hé jongens, hier komen wij niet meer mee weg.

Aanpassingen

De zorgaanbieders zijn volop bezig om de eigen administratieve processen en de administratieve uitwisseling met de gemeenten te verbeteren. Van Gorp: “Je moet je ook kunnen inleven in de positie van de zorgaanbieder: voor 2015 was sprake van een lumpsumsubsidie van de provincie. Hierbij hoefde ze niet op cliëntniveau te factureren of het woonplaatsbeginsel toe te passen. De administratie inrichten op de nieuwe situatie is nog niet zo simpel voor een grote, regionaal werkende instelling."

Resultaat

Thije: “Voor ons in Ooststellingwerf is belangrijk dat we de regie van het jaarrekeningtraject weer meer in eigen handen krijgen. De productieverantwoording die ik uiteindelijk krijg van de aanbieders zou een bevestiging moeten zijn van wat ik al weet. Of we over 2017 een goedkeurende verklaring krijgen? We hebben goede hoop, maar de accountant zegt altijd: eerst zien, dan geloven.” Van Gorp: “Ik denk dat wij voor onze gemeente over 2017 wel een goedkeurende verklaring krijgen. We zitten nu nog middenin het controletraject maar het ziet er naar uit dat we daar op afstevenen. Als dit lukt, zou dit voor het eerst zijn sinds de decentralisatie!”

Trajectfinanciering

Er is nog een reden om nu goed zicht te willen krijgen op de financiële gegevens over 2015 en 2016. Sinds januari 2018 is de regio overgestapt op de outputgerichte uitvoeringsvariant. Het grootste deel van Wmo en Jeugdhulp wordt op basis van trajecten gefinancierd. Van Gorp: “Aanbieders krijgen 70% van te voren betaald en 30% na afloop van een traject. Dit doet een groot beroep op de liquiditeit van de gemeenten. Om te weten wat de impact daarvan is op de begroting, is het belangrijk dat we beschikken over de juiste financiële gegevens van 2015 tot en met 2017.”

De mens

Thije: “Door de inkoop met trajectfinanciering geven we aanbieders meer zekerheid, door die 70% financiering vooraf. Een aanbieder kan zich dan richten op: hoe kunnen we deze persoon het beste helpen? Het gaat weer meer over de mens en de zorg die hij nodig heeft, en minder over het geld.”

 

De jeugdzorgregio Friesland bestond tot en met 2017 uit 24 gemeenten: Achtkarspelen • Ameland • het Bildt • Dantumadiel • Dongeradeel • Ferwerderadiel • Franekeradeel • De Fryske Marren • Harlingen • Heerenveen • Kollumerland c.a. • Leeuwarden • Leeuwarderadeel • Littenseradiel • Menameradiel • Ooststellingwerf • Opsterland • Schiermonnikoog • Smallingerland • Súdwest-Fryslân • Terschelling • Tytsjerksteradiel • Vlieland • Weststellingwerf. Door gemeentelijke herindeling zijn dat er sinds 1 januari 2018 nu 20.

 

Nieuws archief