U bent hier

iWmo-Berichtenverkeer werkt in Groninger Ommelanden

19 december 2016

Twaalf Groninger Ommelander gemeenten kopen sinds 2015 samen Wmo-zorg in. De administratieve afhandeling daarvan, inclusief het factureren, doen de gemeenten met de standaard iWmo-berichten. Daarmee wisselen de gemeenten gegevens uit met de zorgaanbieders.

Monique Veldt, opdrachtgever van het samenwerkingsverband: “Wil je van de gezamenlijke inkoop van Wmo een succes maken, dan moet je de processen en de informatievoorziening aan de achterkant goed inrichten. Daarom hebben wij gekozen voor het werken met de landelijke standaard iWmo.”

Je hebt elkaar nodig

Nu het berichtenverkeer werkt, hebben de twaalf gemeenten en betrokken zorgaanbieders en softwareleveranciers samen een evaluatie uitgevoerd. In dit artikel bespreekt implementatie-coördinator Eveline van der Staal welke lessen zijn geleerd tijdens het invoeren van het iWmo-berichtenverkeer bij deze twaalf gemeenten. Ook geeft Joost Schuringa, die namens zorgaanbieder Coöperatie Dichtbij betrokken was bij het traject, tips voor gemeenten en zorgaanbieders.

Van der Staal: “iWmo-berichtenverkeer implementeren is geen gemakkelijke opgave. Er zijn veel partijen bij betrokken. Je hebt elkaar nodig. Het is daarom heel belangrijk om een goede sfeer te creëren, met korte lijnen en afstemming over en weer.”

Gezamenlijke inkoop

De Groninger Ommelander Samenwerking bestaat uit de gemeenten Delfzijl, Appingedam, Loppersum, Bedum, Winsum, De Marne, Eemsmond, Stadskanaal, Oldambt, Vlagtwedde, Veendam en Pekela. Zij kopen samen de Wmo zorg-in-natura in en hanteren eenzelfde visie en beleid. De bedrijfsprocessen verschillen echter per gemeente en elke gemeente is zelf verantwoordelijk voor de toewijzing van zorg en het afhandelen van de administratie. Gezamenlijk het iWmo-berichtenverkeer inrichten betekent dat alle twaalf gemeenten eenduidig gegevens uitwisselen met hun gecontracteerde zorgaanbieders.

Vergelijken

Van der Staal: “Als het berichtenverkeer bij iedereen goed werkt, levert dat sturings- en monitoringsinformatie op. Dan kunnen de gemeenten kijken naar hun uitgaven en ze met elkaar vergelijken. Zo komen ze meer ‘in control’.”

Zorgaanbieders

“De twaalf gemeenten hebben zorgaanbieders gecontracteerd voor Wmo zorg-in-natura.” zegt Van der Staal. “Deze zorgaanbieders moesten ook het iWmo-berichtenverkeer inrichten om gegevens uit te wisselen met de gemeenten. De meeste aanbieders hadden al ervaring met dit berichtenverkeer vanuit de Awbz, de voorloper van de Wlz. Starten met iWmo was vooral tijdrovend voor aanbieders die geen softwarepakket hadden om iWmo-berichten aan te maken en te verwerken.”

Dichtbij

Joost Schuringa was namens aanbieder Coöperatie Dichtbij betrokken bij het inrichten van het iWmo-berichtenverkeer met de twaalf gemeenten. “Zorgaanbieders zijn maar wat bereid om hun kennis met gemeenten te delen om het berichtenverkeer soepel in te voeren.” zegt hij. “Tijdens het implementatietraject zijn we vaak aangeschoven bij de overleggen die Eveline organiseerde. Door die overleggen zijn nu de lijntjes kort. Ik heb gemerkt dat iedereen bereidwillig is om zaken snel op te pakken. Als aanbieder weet ik nu ook wie ik moet hebben bij een gemeente als ik een vraag heb. We willen graag meewerken om het proces zo snel mogelijk op te zetten. Nu duren de implementatietrajecten te lang waardoor we te lang extra administratieve handelingen verrichten.”

Iedereen op een lijn

Schuringa: “Wij werken als aanbieder in de noordelijke regio’s met heel veel verschillende gemeenten. Met elke gemeente individuele afspraken maken is lastig. Wij raden daarom alle gemeenten aan om zo veel mogelijk op een lijn te werken. Gezamenlijke aanbestedingen werken hier goed voor. De berichtenstandaard is zoals het woord al zegt al een standaard.”

Softwareleveranciers

Drie verschillende softwareleveranciers waren betrokken bij het invoeren van de iWmo in deze regio. De twaalf gemeenten gebruiken namelijk niet allemaal dezelfde backoffice-applicaties. In deze applicaties wordt het iWmo-berichtenverkeer ingeregeld. De samenwerking is als zeer positief ervaren, zowel door de leveranciers als door de gemeenten en aanbieders. Een tip voor andere gemeenten die starten met het berichtenverkeer is dan ook: betrek in een vroeg stadium de leveranciers van de backoffice-pakketten.

Informatiestromen in beeld

Van der Staal: “Eerst hebben we in beeld gebracht welke informatiestromen bij de bedrijfsprocessen nodig zijn. Wat gebeurt er bij een Wmo-toekenning? Wie moet welke informatie hebben? Om te starten met het berichtenverkeer is het vervolgens nodig een juist beeld te hebben van de aantallen cliënten die zorg ontvangen van de zorgaanbieders. Je moet soms letterlijk naast elkaar gaan zitten en checken of de gegevens in jouw systeem als aanbieder kloppen met de gegevens die de gemeente heeft.”

Geautomatiseerd factureren

Automatisch factureren, het klinkt ideaal, maar dit kostte wat hoofdbrekens. Het standaard-bericht WMO303 kan worden gebruikt als een declaratie of een factuur. De Ommelander gemeenten besloten om het bericht als factuur in te zetten, zoals ook geadviseerd wordt door programma i-Sociaal Domein van VNG en de brancheorganisaties van zorgaanbieders. De softwareleveranciers moesten dit mogelijk maken in de applicaties. Issues werden belegd en samen getest en opgelost. De gemeenten hebben vervolgens ook de financiële professionals bij de gemeenten ingelicht over het gebruik van het WMO303-bericht als factuur. De facturatie automatisch inrichten beperkt de administratieve lasten voor gemeenten én zorgaanbieders.

Proces aanpassen

Van der Staal: “2016 zien we als een startjaar. Als het berichtenverkeer inclusief facturatie bij iedereen goed werkt, levert dat een beter, sluitend proces op, ook voor de financiële controle en dat vinden de controllers fijn. Een kanttekening: soms moet wat technisch kan, ook nog aangepast worden in het proces bij de gemeenten. Zo komt het nu nog voor dat een factuurbericht geprint moet worden en voorzien van een handtekening van een teamleider. In de nabije toekomst willen we dit graag 100% geautomatiseerd werkend hebben.”

Coördinator

Gedelegeerd opdrachtgever Monique Veldt van gemeente Delfzijl: “Je hebt in zo’n traject een coördinator nodig met verstand van zowel ICT als van processen. Een succesfactor voor ons was onze goede coördinator. Mensen hebben het druk, dus het werkt als er iemand is die het traject onder de aandacht blijft brengen. Onze coördinator zorgde ervoor dat de gemeenten, zorgaanbieders en onze softwareleveranciers contact legden en vertrouwen in elkaar kregen.”

Per gemeente

Van der Staal: “Bij elke gemeente was iemand verantwoordelijk voor het gemeentelijke deel van de implementatie. Hoe deze rol ingevuld wordt, bepaalt hoe snel het traject gaat. In Veendam en Pekela was Carla Visser een bijzonder goed voorbeeld voor iedereen. Het mooie aan haar rol was dat zij zowel kennis had van het systeem van de zorgaanbieders als dat van de gemeenten. Daardoor sprak ze de taal van alle betrokkenen. Zij heeft heel concreet zaken opgepakt en opgelost, met de tester die we hadden ingehuurd. Dit is allemaal erg handig gebleken.”

Landelijke ondersteuning

Van der Staal: “Goed was ook dat wij steeds een beroep konden doen op landelijke experts via onze accountmanager bij het programma i-Sociaal Domein. Het is bij zo’n implementatietraject belangrijk om te weten wat er landelijk georganiseerd wordt en welke kennis aanwezig is.”

Kennis

Rinko Huisman, accountmanager van het programma i-Sociaal Domein: “Dit was een mooi traject omdat we veel zaken zijn tegengekomen die uitgezocht en opgelost moesten worden. Dat levert kennis op over de interpretatie van de definities en bedrijfsregels van de berichtenstandaard iWmo. Tijdens het traject bouwt men die kennis samen op. Het is goed om die kennis te borgen en uit te wisselen. Een gezamenlijke evaluatie uitvoeren en bespreken, zoals in dit traject is gebeurd, is daar een voorbeeld van. Daarnaast is doorzettingsvermogen belangrijk.”

Bouwstenen

Paul Huigens is financieel specialist van het programma i-Sociaal Domein. Hij gaf tijdens het implementatietraject advies, bijvoorbeeld over het gebruik van het WMO303-bericht als factuur. “We hebben samen de praktische kennis opgedaan en verder ontwikkeld, waardoor het berichtenverkeer voor deze gemeenten en hun zorgaanbieders nu werkt. Het landelijk programma kan deze praktische kennis nu gebruiken als bouwstenen om andere gemeenten en aanbieders te ondersteunen.”

Tips

  • Voor de start met het berichtenverkeer moeten de belangrijke basisgegevens bekend zijn bij gemeenten en zorgaanbieders. Eveline van der Staal: “Je hebt bijvoorbeeld voor het berichtenverkeer de AGB-code en het IBAN van de zorgaanbieders nodig. Ook moet je weten wie de contactpersonen zijn bij de zorgaanbieder en bij de gemeente voor functioneel beheer, administratie en financiën. Vraag deze gegevens al op bij gunning van het contract met de zorgaanbieder.”
  • Stel tarieven, eenheden (bijvoorbeeld minuten of uren) en productcodes vooraf vast. Joost Schuringa, zorgaanbieder: “Tijdens de implementatie met de Groninger Ommelanden gemeenten kwamen we er achter hoe belangrijk het is om van te voren duidelijk af te spreken welke eenheden, tarieven en productcodes gebruikt moeten worden. De eenheid en het tarief die in het contract voor een bepaald product zijn vastgelegd, moeten in de zorgtoewijzing en facturering consequent worden doorgevoerd.” Programma i-Sociaal Domein heeft standaardartikelen beschikbaar waarin een voorbeeld staat van deze afspraken.
  • Begin met een duidelijke keuze voor één proces, en voer dat consistent door. Paul Huigens: “Het is zowel voor gemeenten als voor zorgaanbieders lastig om verschillende processen door elkaar te gebruiken. Vooral de aanpak van direct factureren, wat wij aanbevelen als landelijk programma, in plaats van eerst declareren via een declaratiebericht, is een belangrijke keuze. Spreek dit goed met elkaar door en beperk je tot een enkel model.”
  • Benoem de rollen en verantwoordelijkheden, zowel bij implementatie als bij gebruik, en leg het proces in een simpele procesbeschrijving vast. De Ommelander gemeenten hebben heel bewust nagedacht over de rollen en verantwoordelijkheden. Het implementeren is grotendeels door informatiemanagers en functioneel beheerders uitgevoerd, aangevuld met een werkgroep. De WMO-consulenten zijn geïnformeerd over het gebruik van het berichtenverkeer op het moment dat dit verkeer soepel begon te lopen. De teamleiders zijn verantwoordelijk voor het beheer van het berichtenverkeer. Zij zijn in de implementatiefase al betrokken geweest bij de procesbeschrijvingen.
  • Communiceer duidelijk en regelmatig met alle betrokkenen. In de Groninger Ommelanden Samenwerking gebeurde dit met een nieuwsbrief, maar ook tijdens de bijeenkomsten.
  • Toon begrip voor elkaar en werk samen aan een oplossing. Carla Visser: “Je kunt er van uitgaan dat gemeenten en zorgaanbieders van goede wil zijn om het berichtenverkeer werkend te krijgen. Maar ze zijn altijd afhankelijk van allerlei andere factoren: software, bezetting, kennis enzovoort. Als je dat in je achterhoofd houdt, dan kom je er samen wel uit.”
  • Zorg voor bruikbare informatie op het juiste moment. Bijvoorbeeld de Handreiking Uitvoeringsvarianten. Van der Staal: “Deze handreiking kon ik in aan de gemeenten uitdelen net op het moment dat er interesse was in de uitvoeringsvarianten en er al kennis was opgebouwd waar deze informatie op aansloot.”

Nieuws archief

In de controleaanpak gebruiken wij zo veel mogelijk reeds bekende gegevens.