U bent hier

Gemeente Epe: meters maken met de administratieve afhandeling van zorg

29 september 2016

Gemeentesecretaris van Epe Carla Kats: "Kijk verder dan alleen het eigen werk"

Ook in Epe is hard gewerkt om de decentralisaties in goede banen te leiden. Is het voor een kleine gemeente moeilijker om te voldoen aan wetgeving en verwachtingen? Carla Kats, gemeentesecretaris van de gemeente Epe, is overtuigd dat dat niet zo is. "Maar het is wel nodig dat iedereen binnen de organisatie verder kan kijken dan alleen het eigen werk."

Beleid én bedrijfsvoering

"In het begin was het behoorlijk spannend", vertelt Cats. "Veel werd pas laat duidelijk en we hadden dus weinig tijd om ons goed voor te bereiden. Je gaat uiteraard eerst aan de slag met het beleid, want daar moet het gebeuren. Maar al snel hebben wij een projectstructuur gevormd met alle betrokken, van portefeuillehouder tot aan projectmedewerkers van zowel de beleids- als de bedrijfsvoeringskant, zodat we alle aspecten snel in beeld kregen."

Was het gegeven dat jullie een kleine gemeente zijn een probleem?
"Het helpt zeker dat de lijnen bij ons kort zijn. Maar we werken al langere tijd domeinoverstijgend samen. Zo werken het sociaal en het ruimtelijk domein rond het gebiedsgericht werken samen. De zachte kant en de harde kant wisten elkaar dus al te vinden."

Wat viel je tegen?
"Mede omdat de tijd kort was, konden we niet anders dan alle energie richten op de beleidskant. Daarnaast hebben we in de regio samengewerkt rond Jeugdzorg en inkoop. Maar waar we niet aan toe kwamen was het maken van goede afspraken om ook in de regio samen te werken in de reguliere bedrijfsvoering. Juist rond de administratieve afhandeling van zorg kan je meters maken door dingen te standaardiseren en centraal te organiseren."

‘Het helpt dat de lijnen bij ons kort zijn’

Wat kan je als gemeentesecretaris doen?
"Tijdens het project heb ik vooral een coördinerende rol gehad. Vindt iedereen elkaar, hoe gaat het in de regio, zijn er knelpunten? Het project zelf werd gedraaid door de afdelingsmanager en de projectmedewerkers. Mijn bijdrage zit ‘m vooral in de organisatieontwikkeling waar we al ruim 10 jaar aan werken. Onze medewerkers hebben de afgelopen jaren een sterk omgevingsbewustzijn ontwikkeld. Ze zijn in staat zich te verplaatsen naar hun plek in het hele proces. Daardoor kunnen we snel het goede gesprek voeren over wat het beste is voor de inwoner van Epe en hoe we dat voor elkaar moeten krijgen met externe partners. Dat omgevingsbewustzijn heeft ook zeker geholpen bij de voorbereidingen op de decentralisaties en gaat ons ook van pas komen bij de komst van de Omgevingswet."

Hoe ver is Epe met de transformatie?
"Zeker beleidsmatig zijn we daar al mee bezig. We voeren een ander type gesprekken dan een aantal jaren geleden. Tegelijkertijd zijn er nog veel stappen te maken, waaronder in het administratieve proces. Ook dat moet je samen doen met je ketenpartners. Een belangrijke voorwaarde is wederzijdse overtuiging van elkaars kunnen. Niet alleen de kwaliteit van de zorg moet goed zijn, maar ook van het administratieve proces. Dan ontstaat vanzelf de ruimte en het vertrouwen om het echt anders te organiseren."

Hoe kijk je aan tegen de doelen van het programma i-Sociaal Domein?
"Daar kan je het natuurlijk alleen maar mee eens zijn! We hebben tijd nodig gehad om de nieuwe taken gecontroleerd ingevoerd te krijgen. Dat geldt ongetwijfeld ook voor de zorgaanbieders. Als je contractpartij problemen heeft in de administratie, merk je dat zelf ook. Zo werkt dat in de keten. We komen nu in een fase dat we kunnen gaan standaardiseren in de processen. Daar wordt iedereen beter van."

Welke tips heb je voor andere gemeenten?
"Zoek elkaar op in de regio! Niet alleen beleidsinhoudelijk, maar ook in de bedrijfsvoering. Juist daar is standaardisatie mogelijk. Bovendien zijn ict en administratie niet iets om je mee te willen onderscheiden. Ik snap dat dit soms moeilijk is. Samenwerken betekent ook aanpassen. Bovendien werkt de afhankelijkheid van ict soms belemmerend."

Integraal kijken

"Daarnaast is een integrale blik bij alle medewerkers een voorwaarde om in kleine eenheden met korte lijnen grootse dingen te bereiken. Je zou kunnen zeggen dat de decentralisaties ook binnen een gemeentelijke organisatie een decentrale aanpak vragen, zodat van korte lijnen gebruik kan worden gemaakt. Maar dan moeten management en medewerkers wel integraal kunnen kijken."

Nieuws archief