U bent hier

Almere en Zuid-Holland Zuid sluiten aan op automatisch berichtenverkeer iWmo en iJw

“Als alles eenmaal draait, hebben wij er minder werk aan en komt er meer tijd vrij voor de inhoud.”

Zorgaanbieders kunnen voortaan automatisch gestandaardiseerde berichten voor WMO en Jeugd versturen naar de gemeente Almere of Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid, het samenwerkingsverband voor jeugdzorg van zeventien gemeenten in de regio. Beide organisaties zijn namelijk sinds kort aangesloten op de webservices van het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK).

Minder fouten

Tot voor kort werkten Almere en Zuid-Holland Zuid net als veel andere gemeenten en samenwerkingsverbanden met een webportaal. Automatisch berichtenverkeer is daarmee niet mogelijk. De kans op fouten is daardoor veel groter, zegt Martin Ravenstijn, projectmanager en informatiseringdeskundige in Almere. ‘Bij de webservices word je gedwongen het samen in te richten, je moet daarover in gesprek. Anders functioneert het niet. Dat maakt veel uit. En als het eenmaal loopt, is de kans op fouten klein omdat bijna alles automatisch gaat.’

Tijdswinst voor zorgaanbieders

Vooral voor zorgaanbieders levert de overstap tijdswinst op, zegt Quirien Houweling, manager Informatievoorziening en ICT van de Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid: ‘De meeste aanbieders zijn al gewend op deze manier berichten uit te wisselen met zorgverzekeraars via het knooppunt van VECOZO. Zij hebben hierdoor minder administratieve lasten, het is voor hen het handigst als ze zoveel mogelijk met hetzelfde systeem kunnen werken. Bij ons neemt de administratieve last ook af. Want hoe eenduidiger en systematischer het systeem, hoe minder ruis en hoe minder gedoe.’

Beter overzicht

Houweling ziet daarnaast een ander belangrijk voordeel. De serviceorganisatie heeft dankzij de webservices een scherper beeld van alle informatiestromen. ‘Welke aanbieders huren we in, welke zorg nemen we bij hen af, hoeveel wordt er gedeclareerd? Die informatie kwam altijd pas achteraf en je moest het zelf bij elkaar zoeken. Nu hebben we een real time overzicht. Wat overigens nieuw is, want hiervoor had niemand dat. Nooit eerder was zo goed in kaart te brengen hoeveel jeugdzorg er werd verleend, aan wie en door wie.’

Samenwerking

Serviceorganisatie Jeugd Zuid-Holland Zuid en de gemeente Almere gebruiken de front-office en back-office-applicaties van softwareleverancier Stipter. Deze applicaties genereren standaardberichten voor Wmo en Jeugd. Toen in de zomer van 2015 bleek dat beide organisaties dezelfde wensen hadden, lag het voor de hand om samen te werken. Ravenstijn: ‘Ik woon ook in Dordrecht, dat was helemaal handig. Die korte lijnen, dat scheelt echt.’ Houweling: ‘We hadden in feite dezelfde wensen, ook al ging het bij ons alleen om jeugd en bij Almere ook om WMO. Wij konden daardoor afspraken maken met Stipter. Stipter heeft de standaardberichten laten checken door het Zorginstituut Nederland en heeft de Groene Vink ontvangen, het keurmerk dat de standaardberichten correct worden gegenereerd door de applicatie. We kregen veel support van KING, daardoor ging het echt snel.’

Van elkaar leren

Maar na de vliegende start van het project volgde een pilotfase die minder vlot verliep. Nog niet alle zorgaanbieders bleken klaar te zijn voor de overstap. Vooral kleine zorgaanbieders niet, zegt Ravenstijn. ‘Logisch, want het vraagt een flinke investering.’ Met vier zorgaanbieders is de testfase doorlopen. Ook dat vroeg veel overleg en afstemming. ‘Je moet van elkaar leren. Wij zijn veel bij zorgaanbieders geweest om te kijken waar het fout ging en om samen naar oplossingen te zoeken.’

Definitief aansluiten

Toen de pilot was geslaagd, was het op 18 februari 2016 tijd voor de definitieve overstap. Almere en Zuid-Holland Zuid sluiten sindsdien aanbieders in groepjes aan. Elke drie weken komen er tien bij. Overleg en afstemming blijft belangrijk, benadrukt Houweling. ‘Het kennisniveau bij aanbieders varieert. Soms zijn er veel onduidelijkheden over en weer. Die moet je oplossen en dat kost tijd. Goed communiceren is een voorwaarde. Ik merk dat zorgaanbieders veel over zich heen krijgen, wij zijn natuurlijk niet de enige die iets van ze willen. Ze worden er soms horendol van en dat begrijp ik.’

Onverwachte problemen

Daarnaast zijn er ook onverwachte problemen. Ravenstijn: ‘Zo ontdekten we dat veel zorgaanbieders meer dan één AGB-code hebben. Maar het systeem kan maar één code aan. Die codes hebben ze omdat ze meerdere soorten zorg aanbieden, of omdat er in het verleden weer andere codes golden. Dat betekent dus dat wij moeten gaan vragen: hoe zit het met jullie codes? Welke moeten we gebruiken? Dat kost tijd. Er is natuurlijk ook sprake van een moeheid. Er is nogal wat over de sector uitgestort de laatste jaren en daarnaast moet er steeds gepresteerd worden.’

Niet iedereen aangesloten

Niet alle zorgaanbieders worden aangesloten. ‘We werken ook nog met het Stipter-platform,’ zegt Houweling. ‘Aanbieders die niet op de landelijke infrastructuur zijn aangesloten willen dat. Dus daarin komen we ze tegemoet.’ Uiteindelijk zal ongeveer 85 procent van de aanbieders aansluiten, verwacht hij. Ook in Almere kunnen aanbieders kiezen hoe ze hun berichtenverkeer willen regelen. Ravenstijn hoopt voor de zomer driekwart van de aanbieders te hebben aangesloten, ongeveer 25 grote aanbieders. ‘Voor ons maakt het niet zoveel uit, het verschil zit vooral bij de zorgaanbieders. En als alles eenmaal draait, hebben wij er minder werk aan en komt er meer tijd vrij voor de inhoud. De transitie is natuurlijk toch een enorme operatie die heel veel heeft gevraagd.’

TIPS van Ravenstijn en Houweling

  • Werk samen met zorgaanbieders, inventariseer wat zij willen en sluit daarop aan.
  • Vraag ondersteuning aan de implementatieadviseurs van programma i-Sociaal Domein
  • Werk samen met andere gemeenten of samenwerkingsverbanden en help elkaar. Dit terrein is nieuw voor gemeenten, profiteer daarom van ervaringen van anderen. Grootste valkuil: denken dat je alles zelf kunt oplossen.
  • Begin zo snel mogelijk met de voorbereidingen, sommige dingen kun je al doen, bijvoorbeeld bij samenwerkingsverbanden de bureaucratische dingen regelen.