FAQ Declareren en factureren

Kan ik in een 304-bericht een gedeelte van een prestatieregel betwisten (afkeuren)?

Binnen de geldende berichtstandaard is dit in theorie mogelijk. Echter het gedeeltelijk afkeuren van een prestatieregel is niet aan te raden. Gedeeltelijke afkeuring kan leiden tot een verschil in interpretatie tussen gemeente en zorgaanbieder binnen het financieel-administratieve proces. Het is daarom eenvoudiger en eenduidiger om een declaratie- of factuurregel in zijn geheel goed- of af te keuren.

Waarom werkt het CAK met periodes van vier weken en niet met een maand-periode?

Het CAK hanteert periodes van vier weken voor de aanlevering en verwerking van de eigen bijdragegegevens. Dit komt voort uit de oude AWBZ. Meer overheidsinstanties werken met een vier-weken-periode, bijvoorbeeld de Belastingdienst. Declaraties worden echter bij voorkeur per maand gedaan. De achterliggende administratieve systemen, bijvoorbeeld salarisadministraties, werken ook in maanden. Het verschil tussen het vier-wekensysteem en het maand-systeem zorgt voor administratieve lasten.

Waarom moet een gemeente een retour-declaratiebericht sturen, zoals een WMO304, een JW304 of een JW322?

De iWmo- en iJw-standaarden werken met sets van een heenbericht en een retourbericht. Op elk heenbericht hoort een retourbericht te volgen.In de bedrijfsregels van de berichtenstandaarden iWmo en iJw staat dat een retourbericht binnen vijf dagen verzonden moet worden als een heenbericht is ontvangen. Voor declaratie- en facturatieberichten geldt een afwijkende termijn van twintig dagen.

Heen- en retourbericht zijn een set

Voor elk declaratiebericht WMO303 en JW303 volgt een retourbericht WMO304 en JW304. Bij het declaratiebericht JW321 hoort het retourbericht JW322. De zorgaanbieder verstuurt het declaratiebericht WMO303, JW303 of JW321. De gemeente ontvangt dit bericht en stuurt het retourbericht WMO304, JW304 of JW322 terug aan de zorgaanbieder. De gemeente laat de zorgaanbieder hiermee weten dat het declaratiebericht is ontvangen.

Extra informatie in het retourbericht

Het retourbericht WMO304, JW304 of JW322 kan ook informatie bevatten of het heenbericht in orde is of dat er nog een actie ondernomen moet worden. In het retourbericht kan staan of het heenbericht een technische of inhoudelijke fout bevat. Dat moet de ontvanger van het retourbericht controleren. Het retourbericht geeft aanleiding tot een vervolgactie in het interne proces, zoals het bijwerken van de financiële administratie of het aanmaken van herstelberichten. 

Proces flow

Voor een goed werkende geautomatiseerde proces flow tussen aanbieders en gemeenten is het gebruik van retourberichten essentieel. Het retourbericht bevat belangrijke informatie die nodig is voor het werkproces. Het correct gebruiken van retourberichten draagt daarom in belangrijke mate bij aan de vermindering van handmatige handelingen.