U bent hier

Durf te investeren in de samenwerking: Inkoopteam Schagen, Den Helder en Texel

Het Inkoopteam van de Kop van Holland: gemeenten Schagen, Den Helder en Texel

Den Helder, Schagen en Texel hebben een gezamenlijk inkoopteam voor de inkoop van Wmo en jeugdhulp. Het team bestaat uit beleidsmedewerkers Wmo en Jeugd, een strategisch zorginkoper, inkoopadviseur, contractmanager, contractbeheerder, controllers en financieel adviseurs. Zo combineert het team de kennis van de zorginhoud en het beleid, kennis van inkoop en contractmanagement en financiële kennis. Het team investeert intensief in de samenwerking. Programma i-Sociaal Domein sprak het inkoopteam over de keuze om de zorg en jeugdhulp inspanningsgericht in te kopen.

Inspanningsgerichte uitvoeringsvariant

Anna van der Naaten, strategisch zorginkoper van de gemeente Schagen: “We hebben bewust gekozen voor de inspanningsgerichte uitvoeringsvariant. We wilden eerst een goede basis leggen. Deze uitvoeringsvariant kwam het meest overeen met de situatie van voor de decentralisaties in 2015.” De gemeenten kiezen voor langzame maar duurzame ontwikkeling. In 2015 zijn de gemeenten begonnen met het eenvoudiger maken van de administratieve afhandeling van de zorg, door het aantal producten en bijbehorende productcodes te verminderen. Van der Naaten: “De zorgvormen binnen jeugdhulp en Wmo hebben we ingedeeld in de volgende twaalf percelen. Elk perceel heeft een eigen programma van eisen:”

  • 1. Jeugdbescherming en jeugdreclassering;  
  • 2. Crisistoegang;
  • 3. Crisishulp;
  • 4. Jeugdzorg Plus;
  • 5. Intramurale jeugdzorg;
  • 6. Ernstige enkelvoudige dyslexie (EED);
  • 7. Jeugd-ggz;
  • 8. Pleegzorg;
  • 9.  Ambulante jeugdhulp;
  • 10.  Begeleiding (gezamenlijk voor Wmo en Jeugd op de markt gezet);
  • 11. Dagbesteding (gezamenlijk voor Wmo en Jeugd op de markt gezet);
  • 12.  Kortdurend verblijf (gezamenlijk voor Wmo en Jeugd op de markt gezet).

Rinda de Goede, strategisch beleidsmedewerker van de gemeente Schagen: “Voor deze twaalf percelen hebben we nieuwe productomschrijvingen en productcodes ontwikkeld, die we hebben afgestemd met onze zorgaanbieders. Voor aanbieders was het een grote verandering om minder en andere productcodes te hanteren. Bepaalde zorgvormen vragen altijd een bepaalde uitvoeringsvariant. Bijvoorbeeld de crisisfunctie, de bereikbaarheidsfunctie, die moet er altijd zijn. Als gemeente Texel de crisisopvang inspanningsgericht zou bekostigen, zou men daar meteen door het jeugdbudget heen zijn. Daarom kan die zorgvorm beter taakgericht worden bekostigd.”

Robert Dings, concerncontroller van de gemeente Den Helder: “Omdat er door de decentralisaties al zoveel is veranderd, kiezen wij er in Den Helder voor om niet te veel tegelijk te veranderen. Je moet niet te snel willen gaan. Vanaf 2015 heeft gemeente Den Helder alleen al 50 fte extra aangesteld om de nieuwe taken uit te voeren voor de Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet. Daarvan werkt 60 % als consulent in de uitvoering en 40% werkt aan de administratieve kant. Dit is een forse structurele groei. Deels kwamen deze nieuwe medewerkers van aanbieders vandaan.”

Inkoopmatrix als denkwijzer

Het Inkoopteam gebruikt de inkoopmatrix van Kraljic als denkwijzer bij het ontwikkelen van de inkoopstrategie. De producten zijn volgens deze matrix in te delen in vier categorieën. Sommige producten zijn strategisch, andere zijn routineproducten. Van der Naaten: “Voor sommige zorgvormen hebben we veel min of meer vergelijkbare aanbieders. Andere aanbieders leveren hele specifieke producten. We bespreken toeleveringsrisico’s en financiële risico’s. Aanbieders van jeugdbescherming en jeugdreclassering vragen bijvoorbeeld een andere inkoopbenadering dan een aanbieder die dagbesteding verzorgt.”

Marloes Baars, beleidsmedewerker Jeugd: “De matrix helpt ook om te bepalen welke uitvoeringsvariant geschikt is voor een bepaalde zorgvorm. Wij koppelen de inzichten uit de matrix aan de beschikbare landelijke standaarden zoals de uitvoeringsvarianten. Het hanteren van de landelijke standaarden is onderdeel van onze inkoopstrategie.”

Van der Naaten: “We gaan met onze aanbieders bespreken of onze inzichten over hun plek in onze inkoopmatrix overeenkomen met het beeld dat zij zelf hebben.”

Kees van der Pol, financieel adviseur van de gemeente Schagen: “Aanbieders kunnen de uitvoeringsvarianten van gemeenten met elkaar vergelijken, zoals outputgericht en taakgericht, omdat zij voor meer gemeenten werken. Wij vinden hun ervaringen interessant.” Dings vult aan:  “Ook is het goed om van andere gemeenten te horen waarom zij een keuze hebben gemaakt voor een bepaalde uitvoeringsvariant. Soms is het wiel al uitgevonden, wij willen dat dan overnemen.”

Berichtenverkeer

Van der Pol: “Vanaf 2015 zijn we gestart met de invoering van het berichtenverkeer voor iWmo en iJw. Het duurde tot en met eind 2016 voordat  het berichtenverkeer werkte zoals het bedoeld is. Aanbieders hadden niet altijd de juiste software. Maar de gemeente had ook niet alles op orde. Berichten leken niet aan te komen of vielen uit. Dit leverde veel irritatie op bij alle partijen. Daarom hebben wij de facturen in 2015 en ook nog een deel van 2016 handmatig per cliënt gecontroleerd.”

Dings: “De techniek van het geautomatiseerd berichtenverkeer werkt wel, maar per aanbieder en gemeenten is de inhoud anders ingericht, daardoor komen de berichten niet aan. De gegevens betekenen niet hetzelfde op de ene en de andere plaats.”

Van der Pol: “Hierdoor hebben we ontzettend veel contact gehad met aanbieders. We spreken elkaar aan op wat er fout gaat, zoeken elkaar op en bellen elkaar. Pas als je consequent  bovenop het proces zit, gaat het berichtenverkeer uiteindelijk werken. Een intensieve investering, maar deze betaalt zich dik terug. Een goede relatie met de aanbieders is een voorwaarde voor een goede informatiepositie van de gemeente. Ondanks de problemen hebben we voor 2015 zowel de getrouwheids- als de rechtmatigheidsverklaring  gerealiseerd. Dit ziet er voorlopig voor 2016 ook zo uit en daar zijn we trots op, met dank aan de aanbieders. De uitval is in 2017 nog maar minimaal.”

Ontwikkeling van de relatie met aanbieders

Marjon van der Feen, beleidsmedewerker Jeugd en Gezondheid van gemeente Texel: “Lokale aanbieders betrekken en de lokale markt onderhouden is zeker een aandachtspunt van onze gemeenteraad. Regionale samenwerking vindt de raad prima, maar de raadsleden vragen ons ook om aan lokale aanbieders de voorkeur te geven. Uiteraard wil de gemeenteraad kwalitatief goede zorg, ook al is die soms duurder. Niet alle zorgvormen zijn aanwezig op ons eiland. We hebben wel alle zorgvormen gecontracteerd, ook al nemen we ze niet altijd af.”

Dings: “Tussen aanbieders zijn best grote prijsverschillen. Daar waar wij eerst een richtprijs voor de tarieven hadden, hebben we deze nu losgelaten. Aanbieders geven zelf hun prijs aan. Ons doel is dat de aanbieders in staat zijn kwaliteit te leveren en de juiste professional te kunnen inzetten. We willen ook dat ze financieel gezond blijven. Omvallende aanbieders, daar heeft niemand wat aan.”

Van der Naaten: “Vanaf 2017 gaan we het sturen op kwaliteit structureel aanpakken. Bij de inspanningsgerichte inkoop krijgen aanbieders betaald voor de behandeling van een cliënt in een tijdseenheid. De aanbieder of het wijkteam bepalen samen met de cliënt welke doelen behaald gaan worden. Wij bespreken nu met aanbieders hoe we op kwaliteit kunnen sturen. Welke informatie hebben wij daar voor nodig en op welke manier kunnen wij die informatie krijgen? Welke KPI’s spreken we af? Het is belangrijk dat de gemeenten en de aanbieders het eens zijn over de definities van kwaliteit, voordat hierop gestuurd kan worden.”

Succesfactoren

Een belangrijke succesfactor voor het inkoopteam is de samenstelling ervan. Verschillende disciplines zijn vertegenwoordigd; standaard bespreken de beleidsmedewerkers en de financiële experts samen de inkoop. Daarnaast noemt het team het open benoemen en bespreken van de veranderingen die men wil inzetten en de doelen die men daarmee wil bereiken.

Van der Feen: “We hebben met aanbieders besproken wat wij wilden veranderen en waarom we dat willen. Bijvoorbeeld over het terugbrengen van de lijst van verschillende tarieven naar slechts twee tarieven. Ook hebben we de aanbieders gevraagd wat zij van de gemeenten nodig hebben en op welke termijn. Dit heeft draagvlak gecreëerd bij de aanbieders.”

De Goede: “De inkoop bestaat uit meer dan alleen de aanbesteding. Dit belangrijke inzicht leggen wij uit aan alle betrokkenen, de aanbieders en naar onze raadsleden. Dit hebben wij gedaan door een Inkoopdag te organiseren.”

Van der Naaten: “Heel belangrijk is het vertrouwen dat onze bestuurders en managers in ons hebben. Zij geven ons vrijheid om dit te kunnen doen.”

Van der Pol: “De allerbelangrijkste succesfactor is: respect hebben voor elkaar. Verder is het betrekken van de interne organisatie bij het inkooptraject een succesfactor. De terugkoppeling van onze collega’s levert waardevolle informatie op die wij gebruiken voor de opstelling van de visie en managementgesprekken. Hierdoor krijgt de praktijk de aandacht die hij behoeft."

Van der Naaten: “Wij vinden: je mag best met humor met elkaar omgaan. Zakelijk zijn is iets anders dan bot zijn. Humor en plezier staan zakelijkheid niet in de weg.”

Leerpunten

Dings: “Ons leerpunt is: durf te investeren in de samenwerking. Ons inkoopteam komt twee dagen per week bijeen. Dat is best een investering, maar wel een die vruchten afwerpt. We investeren hier allemaal tijd in. Ook op de verschillende uitvoeringsniveaus zitten onze collega’s van de drie gemeenten regelmatig bij elkaar.”

De Goede: “Wij hebben geleerd dat de backofficemensen al vooraan in het proces aan tafel moeten meedenken over hoe de administratieve afhandeling ingericht kan worden. We zijn nu bijvoorbeeld bezig met een innovatietraject met aanbieders. Samen willen we integrale vroeghulp beschikbaar maken in multi-probleemsituaties. In dit innovatietraject wordt nu al besproken welke codes gehanteerd gaan worden en wat er aan administratie gebeurt op het moment dat de gemeente een beschikking afgeeft.”

Deelnemers aan het interview:

  • Robert Dings, afdelingscontroller sociaal domein, gemeente Den Helder
  • Kees van der Pol, financieel adviseur, gemeente Schagen
  • Anna van der Naaten, strategische zorginkoper gemeente Schagen
  • Marlies Reekers, beleidsadviseur Wmo, Den Helder
  • Marjon van der Feen, beleidsmedewerker Jeugd en Gezondheid, Texel
  • Rinda de Goede, strategisch beleidsmedewerker Jeugd, gemeente Schagen
  • Marloes Baars, beleidsmedewerker Jeugd, gemeente Schagen

Andere leden van het inkoopteam Kop van Noord-Holland:

  • Jantine Maka, contractmanager gemeente Den Helder
  • Sandra de Geus, inkoopadviseur gemeente Den Helder
  • Hetty Visser, beleidsmedewerker Jeugd, Den Helder
  • Heleen Blokker, beleidsmedewerker Jeugd, Den Helder
  • Meisje Ieke De Jong, beleidsmedewerker Wmo, Texel
  • Anne Braakman, strategische beleidsmedewerker Wmo, Schagen
  • Tyrza Boersma, contractbeheerder, Den Helder